Udbud af pladsanvisningssystem 2024

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter levering og drift af et Pladsanvisningssystem (som en service) til Bornholms Regionskommune.
Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer: Implementering af pladsanvisningssystem, Initialuddannelse, Drift og vedligehold, Helpdesk og support.
 
Der ønskes en standardløsning baseret på kommunens behov.
Pladsanvisningssystemet skal være en samlet brugervenlig løsning for kommunens ansatte, herunder sagsbehandlere, ledere og institutioner og med en tilknyttet selvbetjeningsløsning til forældrene.
Systemet skal kunne håndtere den daglige styring og overblik inden for dagtilbud for børn i aldersgruppen 0-18 år samt fremadrettede og periodevise opgaver, som bl.a. statistikker og beregninger af belægning.
Af vigtige funktioner i systemet kan nævnes visitering, tilbud, indmeldelser og udmeldelser. Andre essentielle funktioner i løsningen er bl.a. økonomisk fripladstilskud og søskendetilskud, tilskud til private institutioner og privat pasning samt automatisk opkrævning og styring af belægning i dagtilbuddene.
Det er vigtigt for Kommunen, at løsningen har en stor grad af automatiserede funktioner og processer.
Løsningen skal være dokumentbærende og der skal kunne journaliseres egen producerede og importerede dokumenter i løsningen.
Systemet skal i videst muligt omfang gøre brug af den fælleskommunale rammearkitektur, bruge data fra relevante offentlige registre og tilbyde mulighed for snitflader til/fra andre eksterne systemer/datakilder.
 
Kommunen planlægger driftsstart af løsningen den 1. juni 2025. Kontraktperioden træder i kraft ved driftsstart og løber i 6 år med forventet udløb den 31. maj 2031.
Kommunen har en option på forlængelse af Kontrakten på 2 x 12 måneder. Såfremt optionen ikke ønskes benyttet, udløber Kontrakten automatisk ved udløbsdato.
 
Det er vigtigt for Ordregiver, at der i forbindelse med evalueringen foretages en brugertest.
Tilbudsgiver skal i forbindelse med brugertesten stille et ’live demosystem’ til rådighed for den af Ordregiver udpegede brugertestgruppe. Med ’live demosystem’ forstås en version af det af Tilbudsgivers tilbudte pladsanvisningssystem opsat og konfigureret med data sådan, at brugertestgruppen har mulighed for at teste de af Kommunen udarbejdede Test Cases (vedlagt i udbudsmaterialet). ’Live demosystemet’ skal være opsat på en måde, så der ikke er integration eller kommunikeres ud/ind i systemet, f.eks. til datatræk eller breve til forældre". Da Ordregiver ikke ønsker at bidrage til brud på GDPR, må der i systemet ikke være mulighed for at tilgå rigtige persondata.
Ordregiver videodokumenterer brugertesten for at kunne dokumentere, at den testede funktionalitet modsvarer den funktionalitet, som leveres ved indgåelse af kontrakt.