Kristiansand Kommune skal anskaffe system for kompetansestyring- og registrering.
Formålet med anskaffelsen er å få et digitalt verktøy som hjelper kommunen med strategisk kompetanseplanlegging. I dag preges kompetanseplanlegging i kommunen av ad hoc-arbeid og fragmentariske tiltak uten sammenheng på tvers i organisasjonen. De få arbeidsplassene som jobber mer systematisk med dette, bruker mye tid på manuell kartlegging og har heller ikke nødvendig verktøy for å løfte blikket utover egen enhet.
I fremtiden er det ønskelig å jobbe mer helhetlig og langsiktig. Kommunen ønsker å få oversikt over ansattes kompetanse for å kunne vurdere kompetansebehov og sette inn målretta tiltak knyttet til mobilisering, utvikling og rekruttering av kompetanse.
Gjennom dette ønsker kommunen å forvalte kompetansen på en slik måte at man får økt kvalitet på opplæring og kompetanseplanlegging, sparer tid ved å automatisere og/eller forenkle manuelle prosesser, unngår unødvendig kostnader i framtiden og sikrer at vi har nok og riktig arbeidskraft til enhver tid.
Oppdragsgiver har forsøkt å avdekke de mest sentrale behovene et slikt system skal dekke. Listen under er ment som et supplement til behovsforståelse, og ikke som en uttømmende liste.
Følgende ønsker og behov er kartlagt:
- En kompetansebase med oversikt over alle ansattes kompetanse.
- Mulighet for gjenbruk av data fra rekrutteringsverktøy, kombinert med enkle manuelle operasjoner ved ansettelse (unngå dobbeltarbeid).
- Enkelt å oppdatere ved etter- og videreutdanning.
- Kompetansebasen må kunne skreddersys til kommunens behov for registrering av kompetanse
- Mulighet for å ta ut rapporter om tilgjengelig kompetanse på kryss og tvers i organisasjonen og bruke dette som grunnlag for å vurdere kompetansebehov på kort og lang sikt.
- Mulighet for å lage ferdige kompetanseplaner som enkelt kan tildeles enkeltansatte og grupper av ansatte. Disse opplæringspakkene burde kunne settes sammen av e-læring, nano-læring, prosedyrer etc. som hentes fra ulike systemer, samtidig som ansatte og ledere finner alt samlet på ett sted; inne i kompetanseverktøyet.
- Ledere har tilgang på status for gjennomføring av opplæring og får varsel hvis noe ikke er gjennomført innen frist. Det samme får de ansatte som har overgått frist.
- Systemet er brukervennlig slik at både ledere og ansatte enkelt kan ta det i bruk.
Oppdragsgiver bruker for tiden KS læring som LMS-system. Det er mulig at dette systemet i fremtiden kommer til å inneha funksjonalitet for kompetansestyring. Det vil da kanskje være aktuelt for oppdragsgiver å bruke dette LMS-systemet til kompetansestyring. Som en følge av dette er det ønskelig å få en redegjørelse fra tilbyder for om det er mulig å splitte kompetansestyring og kompetanseregisterering i tilbyders system.
Dersom det ikke er mulig å splitte kompetansestyring og kompetanseregistrering i tilbyders system vil det ikke medføre avvisning av tilbud.
I Prisskjema skal tilbyder oppgi komplett pris, dvs. pris for både kompetansestyring og kompetanseregistrering i tabell 1. Totalsum av dette er gjenstand for evaluering.
Dersom det er mulig å splitte kompetansestyring og kompetanseregistrering bes tilbyder
også om å fylle ut tabell 2 i prisskjema til info for oppdragsgiver. Disse prisene er ikke gjenstand for evaluering.
Dersom det er mulig å splitte kompetansestyring og kompetanseregisterering i tilbyders system, tar oppdragsgiver forbehold om at kun kompetanseregistrering vil bli benyttet.
På nåværende tidspunkt benytter Kristiansand kommune Visma Enterprise som ERP-system. Det gjøres oppmerksom på at ERP-systemet kan endres i løpet av avtaleperioden, og det forventes derfor at valgt leverandør tilpasser seg det til enhver tid gjeldende ERP-systemet.
For nærmere beskrivelse av konkurransen, se konkurransegrunnlaget med vedlegg.