Helsingør Kommune anvender i dag ESDH-systemet Acadre og ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Kommunen anvender et andet system til borgersager på det beskæftigelsesmæssige område og Borgerservice, hvorfor det nye ESDH-system ikke skal dække disse områder. Det nye ESDH-system skal anvendes bredt i kommunen helt ud til de enkelte decentrale enheder.
Helsingør Kommune ønsker, at det nye ESDH-system skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og kommunen forventer, at systemet for udvalgte forretningsprocesser bidrager til at give konkrete gevinster.
Kommunen ønsker at anskaffe et konfigurérbart standard-/rammesystem, der har et særligt potentiale til at understøtte og effektivisere kommunens processer og samtidig kan anvendes bredt i kommunens digitale sagsgange. Samtidig ønsker Helsingør en leverandør, der kan indgå i et samarbejde med kommunen omkring bedst mulig udnyttelse af systemet gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med den nødvendige tilpasning af sagsprocesserne.
Den kommende løsning skal endvidere pege fremad, således at Helsingør Kommune er forberedt til de fællesoffentlige og fælleskommunale initiativer – ikke mindst den infrastruktur og de løsninger, der kommer fra KOMBIT.
Mål og formål
Målet for Helsingør Kommune er at få et system og en leverandør, der kan vokse sammen med kommunen og bidrage til at opnå konkrete og målbare gevinster – både kvalitative og kvantitative. Kommunen har følgende mål med ESDH-anskaffelsen og implementeringen:
- Det valgte system skal være et konfigurerbart standard/ramme ESDH-system, der med mindst mulig programmering kan understøtte kommunens processer. Det er målet, at kommunen selv skal være i stand til at konfigurere og tilpasse procesunderstøttelsen efter oplæring.
- Kommunen ønsker at have særlig fokus på udvalgte sagsprocesser samtidig med, at der udrulles en basis/standard løsning til alle (relevante) brugere.
- Understøttelsen af sagsprocesserne kan variere - fx egentlig automatisering, støtte til overholdelse af deadlines, understøttelse af faser i en sagsproces, guides og tjeklister eller endelig anvendelse af målrettede skabeloner til fx oprettelse af sager og dokumenter.
- Kommunen ønsker i videst muligt omfang at gøre brug af bedste praksis i det valgte system
- Løsningen skal kunne spille sammen med KOMBITs rammearkitektur
Leverancen skal omfatte
- Standard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade, der kan anvendes bredt i Helsingør Kommune bortset fra borgersager på det beskæftigelsesmæssige område og i Borgerservice, samt inden for sagsområder, hvor der er dedikerede fagsystemer
- Værktøjer, moduler eller funktioner til at understøtte og effektivisere kommunens sagsprocesser
- Modul til dagsorden og udvalgsbehandling
- Iterativt/agilt implementeringsforløb af tre sagsprocesser (Møde-/udvalg, PPR-sager samt standardsager til den generelle anvendelse i hele kommunen), hvor leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Helsingør Kommune omkring konfigurering af de valgte sagsprocesser. Dette gælder første delleverance - der kan komme implementering af yderligere sagsprocesser i senere delleverancer
- Support og vedligehold af løsningen i hele kontraktperioden
- Andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen
- Helsingør Kommune ønsker som udgangspunkt en løsning, der kan driftes af kommunen selv eller eventuelt senere outsource driften til en driftsleverandør
Leverancen skal ud over selve ESDH-systemet omfatte integrationer til registre og fagsystemer samt særlige moduler:
- Integration til kontorsystemer (MS Office og Outlook)
- Integration til den Offentlige Informations Server Online (OIS)
- Integration til cpr/cvr-data kilder
- Integration til Doc2Mail
- Publicering til hjemmeside
- Uddannelse af systemadministratorer, instruktører og superbrugere
Derudover efterspørges en række optioner (Se punkt II.2.2)