Til vores projekt Sprint:Digital søger vi udvikling, implementering og vedligeholdelse af en CRM løsning som kan understøtte vores projekt. Det er derudover et krav, at CRM systemet nemt kan dokumentere projektets proces, tilhørende dokumenter, og personer tilknyttet projektet, i forhold til projektets mål og leverancer.
Krav til CRM løsningen:
-Understøtte projektdeltageres flow, i forbindelse med deres aktiviteter i Sprint:Digital
-Håndtere de forskellige interessenter på de rigtige tidspunkter i projektet
-Håndtere automatisk kommunikation i forhold til projektet
-Modtage filer fra deltagende virksomheder
-Håndtere den rette dokumentstyring i forhold til de deltagende virksomheder (offentlige dokumenter)
-Kan integreres med vores nuværende CRM løsning i Podio
Det er vigtigt, at CRM løsningen er simpel at bruge, og kan anvendes af 2 forskellige organisationer med hver deres medarbejdere tilknyttet projektet.
Konkret skal det kunne:
-REGISTRERE VIRKSOMHEDER: CRM med kontaktoplysninger på
virksomheder og kontaktpersoner. Det skal være muligt at koble til vores hjemmeside så der er en online kontaktformular for nye tilmeldinger
-REGISTRERING AF DESIGNERE: Kompetencer, geografi og preferancer
-REGISTRERING AF STUDERENDE: Webforms for indmelding på forskellige mulige uger
-SCREENING: Dokumentation for screening af virksomheder.
-Kommunikations VÆRKTØJ: Dialog med de deltagende virksomheder sker igennem
løsningen. Hvor det er muligt laves automatiserede udsendelser af emails,
styret på dato og/eller aktiviteter, og virksomhederne skal kunne sende deres dokumenter ind i systemet.
-SPRINT: Planlægning af Sprint for de involverede interessenter (virksomheder, designere og studerende)
-EMAIL TEKSTER: Fleksibel tilpasning af emails med tekstindhold, logoer etc.
-DOKUMENTBIBLIOTEK for skabeloner og standard dokumenter til udsendelse
-OPGAVER: Fælles opgavestyring opdelt på person niveau.
Det vil være ønskeligt hvis vi også kunne få følgende elementer med i CRM løsningen:
-CVR OPSLAG: Direkte opslag til cvr-registeret for hentning af økonomiske og demografiske data for virksomhederne (til screening af virksomheder)
-FAKTURERING: Mulighed for afsendelse af faktureringsoplysninger til eksisterende økonomisystemer.
-EVALUERINGSVÆRKTØJ: Mulighed for udsendelse af evalueringsskemaer og indsamling af data efter end sprint til brug for vores effektmåling.
-Visuel præsentation af indkomne svar
Der ønskes en samlet pris for CRM løsningen samt en timepris for efterfølgende udvikling og vedligehold. Derudover ønskes der angivelse af yderligere omkostninger i forbindelse med anvendelse af løsningen, f.eks. licens- eller abonnementsbetaling eller betaling for andre tilhørende ydelser.