Overordnet opgavebeskrivelse:
Københavns Kommune ønsker en løsning til at migrere/udtrække mails fra Kommunens eksisterende mailarkiv – Veritas (Symantec) Enterprise Vault (EV) – og til Office 365 (O365). Datamængden er ca. 20.000 brugere/postkasser, ca. 20 TeraByte data.
Migrationsprojektet skal foranlediges af en konsulent med særlig ekspertise vedrørende lignende migrationsprojekter.
Efter en markedsafdækning er det blevet vurderet at der findes en række værktøjer der kan foretage dette udtræk. Disse værktøjer benytter enten en såkaldt ”1. step migration”, eller ”2. step migration”.
Vi ønsker udelukkende at benytte værktøjer der benytter 1. step migration for at undgå manuelle fejl og rutiner.
For at undgå at der tilbydes 2. step migrationsløsninger, skal følgende krav opfyldes:
•Det skal være muligt at opstille politikker ved migreringen, f.eks. til udvælgelse af mails, mapper, datointervaller mv.
•EV shortcuts (Stubs) skal fjernes (oprydning) i forbindelse med importen. Dette er for at undgå at brugere får importeret både den fulde mail samt bevarer det eksisterende shortcut til mailen i EV.
•Det skal være muligt at undlade at importere mails hvor brugere har slettet EV shortcut.
•Eventuelle MAPI tilladelser skal følge med.
•Migreringen skal kunne foretages af flere omgange (synkronisering), uden forstyrrelse af brugerne.
•Der skal være muligt at foretage fuld logning af alle forløb af migreringen. Logs skal bevares for at dokumentere at data ikke er blevet beskadiget eller ændret gennem migreringen.
Værktøjerne skal endvidere være afprøvet og anbefalet (verified and proven) af både Microsoft samt Veritas.
Vi kan nævne at til vores kendskab findes der i dag 2 produkter til denne type migrering som er afprøvet og anbefalet af Microsoft og Veritas: ”TransVault - Email Archive Migration to Microsoft Office 365” samt ”Quest - Migration Manager for Email Archives”.
Migrationsprojektet:
Migrationsprojektet skal udføres af en konsulent ved hjælp af en af ovenstående værktøjer, eller tilsvarende. Det er et krav, at konsulenten medbringer det pågældende værktøj.
Ved migrationsprojektets start skal konsulenten foretage en konfiguration, opsætning og klargøring af Københavns Kommunes interne IT-miljø og migrationsværktøjet. I forbindelse med selve migrationen skal konsulenten yde bistand til bl.a. fejlsøgning- og rettelse, og overvåge projektet for at sikre en succesfuld migration.
Konfiguration af migrationsværktøjet anses som succesfuld når følgende kriterier er mødt:
-Konsulenten har installeret migrationsværktøjet i Københavns Kommunes IT-miljø og dette er anvendeligt.
-Konsulenten har ved hjælp af migrationsværktøjet etableret adgang til Enterprise Vault miljøet således, at migrationsværktøjet kan tilgå dette.
-Konsulenten har ved hjælp af migrationsværktøjet etableret adgang til Office365 miljøet således, at migrationsværktøjet kan tilgå dette.
-Udførelsen af migrationen skal udføres i tæt og løbende koordineret samarbejde med en medarbejder i Københavns Kommune
Migrationen anses som succesfuld når følgende betingelser er opfyldt:
-Antallet af E-mails i Enterprise Vault og antallet af E-mails i Office365 stemmer overens.
-Der er korrekt/fejlfri adgang til de migrerede E-mails i Office365.
Krav til konsulentens erfaring:
Konsulenten skal have specifik erfaring med at håndtere den overordnede konfiguration, fejlsøgning og overvågning af migrationsprojektet i sin helhed.
Vi ønsker en konsulent på ekspertniveau til at udføre migrationsopgaven med ovennævnte værktøj eller tilsvarende værktøj der opfylder de førnævnte krav.
Konsulenten skal endvidere have eksperterfaring med migrering af installationer i samme størrelse og målestok som Københavns Kommune.
Ydermere skal konsulenten have et indgående kendskab til migrering fra ”On-premise exchange 2013” til
Office365 – ligeledes med installationer af samme størrelse som Københavns Kommune.
Varighed:
Projektet har en forventet varighed på ca. 2 uger.
Pris:
Tilbudsgivere skal afgive en samlet fast pris for migrationsprojektet i sin helhed.
Procedure:
For at deltage i opgaven sendes tilbud til k75r@kk.dk. Såfremt I har behov for yderligere oplysninger bedes I kontakte Orion Dalsgaard Madsen på ovenstående mail.