Tietopyynnön tarkoitus ja hankintaprosessin kuvaus Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan, millaisia käännösmuisti- ja termistönhallintaohjelmistoja markkinoilla on saatavilla sekä niiden hintaa ja hinnoitteluperiaatteita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti käännösmuistiohjelmistoja koskevaa tietoa, jotta mahdollinen myöhempi tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus eikä kilpailutuksen käynnistävä tarjouspyyntö, vaan markkinakartoitus. Tämä asiakirja ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyynnössä esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset eivät sido hankintayksikköä eikä toimittajia. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Hankintaa koskevia taustatietoja: Tietopyynnön kohteena on valtioneuvoston kanslian käyttöön tuleva käännösmuisti- ja termistönhallintaohjelmisto ja siihen liittyvät tukipalvelut. Hankinnasta vastaa valtioneuvoston kanslia. Valtioneuvoston kanslia (VNK) vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä. VNK huolehtii kaikkien ministeriöiden käännös- ja kielipalveluista sekä kansalliskielille että muille kielille. Valtioneuvoston kanslian käännös- ja kielitoimialalla työskentelee 60 kääntäjää/terminologia, jotka huolehtivat ministeriöiden käännöstarpeista. Ohjelmiston käyttäjille tarvitaan 70 lisenssiä. Toimialalla käännettävät kielet ovat suomi, ruotsi, englanti ja venäjä. Käännös- ja kielitoimiala myös vastaa käännösten ulkoistamisesta. Vuosittainen käännösvolyymi on noin 70 000–100 000 kääntäjänsivua/vuosi (kääntäjänsivu = 1560 merkkipaikkaa). Tästä noin puolet tehdään sisäisenä työnä ja puolet hankitaan ostopalveluina. Termistönhallintatyökalulla VNK:ssa tehdään paitsi kääntämistä tukevaa termityötä, myös laaditaan eri muodoissa julkaistavia sanastoja sekä tuotetaan aineistoa internet-termipankkin. Nämä vaativat mm. muunnoksia aineistojen rakenteeseen aineistoa termikannoista ulos vietäessä. On olennaista, että termistönhallintatyökalu tukee olemassa olevia sanastotyön prosesseja sekä nykyisten termikantojen rakennetta. Käännös- ja kielitoimialalla on tällä hetkellä käytössään SDL Studio 2015-käännösmuistiohjelmisto ja SDL MultiTerm 2015 termistönhallintaohjelmisto. Tietopyynnöllä valtioneuvoston kanslia kartoittaa markkinoilla olevia käännösmuistiohjelmistoja sekä niihin liittyviä termistönhallintatyökaluja, joiden avulla käännöstyöt ja termityö voidaan hoitaa luotettavasti ja tehokkaasti sekä kanslian sisäverkossa että kääntäjien työskennellessä etäyhteydessä. Ohjelmiston tulee olla valtioneuvoston verkkoympäristöön asennettava client/server-ratkaisu ja sen on tuettava sekä verkkolisenssejä että työasemakohtaisia lisenssejä. Pilvipalvelut eivät sovellu valtioneuvoston kanslian käyttöön. Ohjelmistojen on toimittava Microsoft Windows -käyttöympäristössä: Windows 10 -käyttöjärjestelmä, Microsoft Office 2016 Professional Plus (Office 365) ja Microsoft Server -palvelimilla. Käännösmuisti- ja termistönhallintaohjelmiston käyttäjäryhmät/toiminnot ovat: •kääntäminen •käännösten tarkastaminen •termityö •ylläpito Käännösmuisti- ja termistönhallintaohjelmistolle asetetut vaatimukset on eritelty tietopyynnön liitteessä 1 "Liite 1 (Tietopyyntö) - 125023 Tietopyyntö käännösmuisti- ja termistönhallintaohjelmistosta, vaatimukset". Ohjelmiston vaatimukset on jaoteltu käyttäjäryhmittäin. Liitteessä 2 "Liite 2 (Tietopyyntö) - 125023 VNK, käännös- ja kielitoimiala, yleinen käännöstoimeksiantoprosessi 2017" on kuvattuna toimialan nykyinen käännösprosessi. Käytyänne läpi liitteen 1 vaatimukset pyydämme lisäksi antamaan lisätietoja ja näkemyksiänne seuraavista asioista: 1.Mitkä ovat käyttötukenne palveluajat? Jos haluamme käyttötuen olevan tavoitettavissa maanantaista perjantaihin klo 9.00-18.00 (GMT) onnistuuko tällainen palveluaika ilman lisäkustannuksia? 2.Onko palveluportaalinne tili organisaatiokohtainen, eli näkevätkö kaikki organisaation pääkäyttäjät (joilla on oikeus organisaation tiliin) myös muiden organisaation pääkäyttäjien tekemät tukipyynnöt? 3.Onko toimittajalla valmiina käännösmuistiohjelmistoon integroitua/integroitavaa käännöstyön hallintamoduulia tai -ohjelmaa? Entä käännöstoimeksiantojen tilaamiseen tarkoitettua moduulia tai ohjelmaa? 4.Onko käännösmuistiohjelmistossa mahdollista luoda eri käyttötarkoituksiin omia "profiileja", jotka vaihtavat ohjelmiston asetukset ja käytetyt käännösmuisti- ja termikannat esim. käyttäjän määrittelemien käännettävien kielten (käännössuunta, kielivalikoima) tai aihepiirin mukaan? 5.Onko käännösmuistiohjelmistoon mahdollista kytkeä konekäännin? Jos on, tarkentakaa: käytetty menetelmä ja yhteystapa, pilvipalvelu/paikallinen konekäännin, mikä tahansa konekäännin/vain toimittajan oma ratkaisu jne. 6.Onko käännösmuistiohjelmaan integroitu tai integroitavissa synonyymisanasto, josta on mahdollista hakea synonyymiehdotuksia samalla kun tekstiä käännetään (samalla tavoin kuin Microsoft Wordissä)? Jos on, tarkentakaa mikä/mitkä synonyymisanastot ja vaikuttaako synonyymisanaston lisäys hankinnan hintaan? 7.Onko käännösmuistiohjelmaan mahdollista määritellä yksinkertaisia työnkulkuja? Voiko esim. käännetyn asiakirjan lähettää tarkastajalle tarkastettavaksi suoraan käännösmuistiohjelmasta? 8.Onko mahdollista pisteyttää käännösmuistiohjelman avulla käännöksessä olevat ja siihen merkityt käännösvirheet, kun käännöstä tarkastaa käännösmuistiohjelmassa? Onko ohjelman kautta mahdollista saada yhteenveto käännöksessä olleista virheistä eriteltynä pisteytyksen ja/tai virhetyypin mukaan? 9.Onko käännösmuistiohjelmistossanne mahdollista se, että usea kääntäjä kääntää (ja tarkistaa) samaa asiakirjaa samaan aikaan? Mikäli tämä on mahdollista, tarkentakaa, kuinka tämä on toteutettu. 10.Seuraako termistönhallintatyökalu kaikkia käyttäjän avaamia termikantoja siten, että mikäli käyttäjä yrittää lisätä termiä, joka on jo samassa tai jossakin toisessa termikannassa, hän saa siitä ilmoituksen? 11.Onko termistönhallintatyökalusta mahdollista tulostaa useita tietueita tai kokonainen termikanta paperille tai pdf-muotoon? Mikäli tämä on mahdollista, toimiiko tulostus WYSIWYG-periaatteella, eli tulosteessa tietueet näyttävät samanlaiselta kuin ohjelmassa ja pystyykö tulostettaviin tietoihin ja muotoiluihin vaikuttamaan muokkaamalla termipankkiohjelman näkymää? 12.Voiko termistönhallintaohjelmalla muodostaa käsitekaavioita termitietueisiin määriteltyjen käsitesuhteiden avulla? 13.Tarvitseeko ohjelmisto toimiakseen tiettyjä lisäosia Windows-ympäristöön, esim. Silverlight, Java, ActiveX? Jos tarvitsee, niin mitä lisäosia ja mitä versioita? 14.Onko ohjelman koekäyttö mahdollista? 15.Mikä teistä olisi paras tapa toteuttaa hanke? Pyydämme esittämään näkemyksiänne hankkeen vaiheista (palvelinasennus, aineistojen konvertointi jne.), sen toteuttamisvaihtoehdoista sekä työmääräarvion sekä omalta että tilaajan osalta. 16.Tarjoatteko joitain vai kaikkia hankkeessa tarvittavia palveluita? Onko teillä tarjolla muita käännösprosessia tehostavia tai siihen liittyviä toiminnallisuuksia, palveluja tai tuotteita? 17.Yksilöikää palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa esim. palvelukuvauksianne. 18.Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Täydentäkää tarvittaessa esimerkiksi alla olevaa listaa a.Lisenssit i.Käyttäjälisenssit ii.Palvelinlisenssi b.Käyttö- ja tukisopimus i.Kustannukset/vuosi c.Käännösyksikköjen kustannukset i.5 miljoonaa käännösyksikköä d.Koulutus i.Kääntäjät ii.Pääkäyttäjät e.Asennuspalvelut i.Palvelimen asennuspalvelu f.Konversiopalvelut i.Käännösmuistien ja termikantojen konversio nykyisestä muodosta uuteen muotoon. 19. Onko muita mahdollisia hintaan vaikuttavia tekijöitä? Miten käyttäjämäärät vaikuttavat hintaan ? 20. Minkälaisia teknisiä rajapintoja järjestelmä/ratkaisu mahdollistaa? 21. Palvelin ja tietoturva: millä tavoin järjestelmässä on ratkaistu tietoturva? 22. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? Eritelkää kertahankinnnan kustannukset sekä neljän seuraavan vuoden kokonaiskustannukset. 23. Aikatauluarvionne? Onko aikataululla hinnoitteluvaikutuksia ja jos on, niin millaisia? 24. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan, montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. 25. Onko teillä palveluksessanne (käytettävissänne) asiantuntijoita, jotka voisitte nimetä tähän hankkeeseen, keitä? Millaisia referenssejä heillä on? Kuinka monta konsulttia nimeäisitte hankkeeseen (liitteeksi voitte laittaa CV:itä, jos katsotte tarpeelliseksi)? 26. Oletteko valmiit esittelemään (demo) tuotteen toimivuutta oikeiden käännöstehtävien avulla? Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. Mahdollisia tarkentavia kysymyksiä voitte lähettää Cloudia-järjestelmän kautta 2.6.2017 klo 15.00 mennessä.