Tietopyynnön ja mahdollisen kilpailutuksen kohteena on nykyaikainen, integroituva ja joustava SaaS-palveluna toteutettava suunnittelu- ja raportointijärjestelmä. Järjestelmän tulee tukea korkeakoulun projekti-, talous- ja resurssisuunnittelua. Sen tulee myös mahdollistaa joustava ja moniulotteinen raportointi, tiedolla johtaminen sekä auttaa reagoimaan ketterästi toiminnan muuttuviin olosuhteisiin.
Hankinta kattaa suunnittelu- ja raportointijärjestelmän käyttöönoton ja käytön, siihen liittyvät lisenssit, tarvittavat integraatiot ja migraatiot, ylläpitopalvelut saas-palveluna.
Hankinnassa tavoitellaan valmisohjelmistoon perustuvaa ohjelmistoratkaisua, joka ei vaadi merkittäviä asiakaskohtaisia järjestelmäräätälöintejä.
Järjestelmällä tulee olemaan n. 20 - 30 käyttäjää, joista 1-2 toimivat pääkäyttäjinä. Humakilla on vakituisia työntekijöitä noin 140, liikevaihto on noin 14 MEUR.
Humak on järjestäytynyt kolmeen eri palveluprosessiin jotka ovat Koulutuspalvelut, Innovaatiopalvelut sekä Yhteiset palvelut. Prosessit muodostuvat eri kustannuspaikoista ja kustannuspaikat eri projekteista. Projekteista summautuu kustannuspaikka, kustannuspaikoista summautuu prosessi ja prosesseista Humak (katso liitteen kuva).
Projekteja on yhteensä noin 60 kpl. Suurin osa näistä n. 40 kpl on ulkopuolisen rahoituksen projekteja esimerkiksi EU-rahoitteisia tutkimusprojekteja.
Yksi hankittavan suunnittelu- ja raportointijärjestelmän tärkeimmistä toiminnallisuuksista on henkilöstön allokointi projekteille ja kääntäen projektien allokointi henkilöille. Humakin työntekijä kuuluu aina johonkin prosessiin mutta hän saattaa tehdä töitä projektille joka kuuluu eri prosessiin tai kustannuspaikkaan. Esimerkiksi henkilö joka kuuluu koulutusprosessiin voi tehdä innovaatioprosessiin kuuluvaa tutkimusprojektia opettamisen lisäksi.
Kysymykset
Pyydämme kilpailutuksesta kiinnostuneita yrityksiä esittämään vastaukset alla oleviin kysymyksiin. Vastausten läpikäynnin sujuvoittamiseksi pyydämme teitä antamaan vastaukset kysymyksiin Word-tiedostona ja käyttämään vastauksissanne tässä tietopyynnössä käytettyä kysymysten numerointia.
1. Lyhyt kuvaus SaaS-palveluna käytettävästä suunnittelu- ja raportointijärjestelmäratkaisustanne. Kuvatkaa järjestelmän perusratkaisu/valmisohjelmisto, saas-palvelun toteutustapa, käytettävissä olevat valmiit moduulit ja tarjolla olevat muut mahdolliset lisämoduulit, liittymävalmiudet muihin järjestelmiin.
2. Kuvatkaa lyhyesti järjestelmän ja saas-palvelun käyttöönottoprojektia ja -aikataulun pituutta?
Hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten:
3A. Kuvatkaa järjestelmän ja saas-palvelun käyttöönottoon ja käyttämisestä asiakkaalle aiheutuvia järjestelmä/käyttäjäkohtaisia kustannuksia ja hintaan vaikuttavia tekijöitä (alv 0%).
3B. Millaisia ovat hinnoittelumallit jatkuvalle palvelulle? Mitä järjestelmän käytöstä aiheutuvia järjestelmä/käyttäjäkohtaisia maksuja asiakkaan on maksettava vuositasolla (alv 0%)?
4. Kuinka monta vastaavaa saas-palveluna toteutettua käyttöönottoprojektia olette toimittanut viimeisen kolmen vuoden aikana?
5. Kertokaa mitä laatukriteereitä tulisi mielestänne käyttää vertailuperusteena kilpailutuksessa?
6. Kertokaa minkälaista talousalan (kustannuslaskenta, raportointi ja suunnittelu) osaamista teillä on tarjottavana tukemaan asiakasta järjestelmän käyttöönottovaiheessa?
7. Minkälainen kehityssuunta ja tulevaisuudennäkymä suunnittelu- ja raportointijärjestelmillä mielestänne on 5 - 10 vuoden aikajänteellä? Kuinka kestävästi nykyinen ratkaisunne vastaa tätä tulevaisuudennäkymää?
8. Mitkä ratkaisut tuotteessanne erottavat sen paremmuudellaan muista vastaavista järjestelmistä?
9. Kiinnostuneen yrityksen vapaamuotoisia kysymyksiä ja kommentteja hankinnan suunniteltuun toteutukseen liittyen.
Tulevasta kilpailutuksesta kiinnostuneet tarjoajat voivat ilmoittaa yhteystietonsa, kommenttinsa ja kysymysvastaukset sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi 2.3.2017 kello 15.00 mennessä. Sähköpostin otsikkokenttään tulee ilmoittaa viitteeksi: Humak, Suunnittelu- ja raportointijärjestelmä, tietopyyntö".