Bærum kommune skal anskaffe nytt avvikssystem. Formålet med anskaffelsen er å få et prosessbasert og brukervennlig avvikssystem som sikrer at kommunen fanger opp, følger opp, og lærer av avvik, og som bidrar til utvikling av bedre tjenester og arbeidsmiljø. Både kommunens ansatte, innbyggere, samarbeidspartnere og leverandører skal kunne melde inn avvik gjennom systemet. Avvikssystemet skal erstatte løsningen kommunen har i dag og fagspesifikke avvikssystemer.
Avvikssystemet skal legge til rette for at kommunen oppfyller lov- og forskriftspålagte krav til avviksbehandling, herunder krav i internkontrollforskriften, personopplysingsloven, helseregisterloven samt i annen relevant lovgivning.
Løsningen skal oppfylle alle gjeldende krav til informasjonssikkerhet fastsatt i personopplysningsloven med forskrifter.
Følgende legges til grunn for anskaffelsen av nytt avvikssystem:
•Det skal være en felles løsning med to veier inn:
oPortal på Internett for innmelding av avvik og forbedringsforslag fra innbyggere, samarbeidspartnere, leverandører etc. (eksterne aktører).
oSkjema for melding av avvik og forbedringsforslag fra ansatte samt løsning for behandling av innmeldte avvik.
•Avvikssystemet skal brukes på alle områder internt i kommunen.
•Ekstern pålogging skal sikre personvern og at eventuelle taushetsbelagte opplysninger ikke kommer på avveie.
•Avvikssystemet skal tilrettelegges slik at avvik meldt fra eksterne aktører kan håndteres av riktig fagavdeling.
•Avvikssystemet skal være basert på markedsbasert programvare som allerede er i bruk hos andre kunder, dvs. «hyllevare».
•Løsningen bør kunne integreres med kvalitetssystemer fra ulike leverandører.
•Løsningen skal ha støtte for rapporter og statistikk.
•Leverandøren skal tilby nødvendig assistanse i forbindelse med installasjon, testing og opplæring.
•Anskaffelsen omfatter service og vedlikehold av løsningen.
•Løsningen skal installeres lokalt i Bærum kommune. Skybaserte løsninger er ikke aktuelt.