201506947 _ Person- og tingskadeforsikring for Vestfold Fylkeskommune

Assignment text

Konkurransen gjelder levering av Person- og tingskadeforsikring slik som: Gruppeliv, yrkesskade, ulykke ansatt fritid, ulykke elever, reiseforsikring tjenestereiser, skadeforsikring (bygninger m.v.), bygg- og anleggsforsikring, bedrift- og produktansvar, byggherreforsikring, formuesansvar, underslag, verdigjenstandsforsikring, båt- og arbeidsmaskin- og kjøpretøysforsikring.

Formålet med anskaffelsen erlevering av Personskadeforsikring og tingskadeforsikring, slik som: Gruppeliv, yrkesskade, ulykke ansatt fritid, ulykke elever,

reiseforsikring tjenestereiser, skadeforsikring (bygninger m.m), bygg- og anleggsforsikring(prosjektforsikring), bedrift- og produktansvar,

byggherreansvar, formueansvar, underslag, verdigjenstandsforsikring, båt- arbeidsmaskins- og kjøretøyforsikring.

Det er anledning til å gi tilbud på Personskadeforsikring eller Tingskadeforsikring.Se mer utfyllende informasjon i punkt nedenfor under "deltilbud".

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører og anta hele eller deler av et tilbud.Anskaffelsens totale verdi anslåes til: NOK 6.000.000,- eks mva. per år. Verdien er estimert ut fra statistikk og regnskapstall for anskaffelse av tidligere forsikringsavtaler, samt fremtidige budsjett. Verdiangivelsen må derfor betraktes som anslag, og er ikke bindende.

For nærmere informasjon om anskaffelsen viser vi til del 2a, kravspesifikasjon.

Oppdragsgiver skal ha opsjon på 1 + 1 år, seunder pkt. Kontrakt.For nærmere beskrivelse vises til kravspesifikasjonen, del 2 a.

5.1.2 Premie og kostnader

Prisene skal oppgis eksklusive mva., men skal inkludere alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer,reisekostnader, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer)Tilbyder skal fylle ut vedlagte prisskjema. I skjema oppgis premiene for 2016.Tilbyder skal i tillegg gi en konkret beskrivelse av hva som legges til grunn for eventuelle premiereguleringer for etterfølgende år i avtaleperioden. Tilbyder skal oppgi eventuell rabattsats ved tildeling av hele porteføljen.

Eventuelle premieendringer skal kun skje ved hovedforfall. Premieendringer m.v. som går i disfavør av oppdraget skal oppdragsgiver varsles om senest 3 måneder før hovedforfall.

Det tas forbehold om rett til å godkjenne eventuelle premiereguleringer

Tilbyder skal angi hvorvidt det er mulig å inngå avtale der premiestabilitet i forhold til skadeprosent kontraktsfestes. Tilbyder skal oppgi totalpremie på porteføljen (eks mva)

5.2.1 Kvalitet og innhold

Tilbyder skal besvare spørsmål i de svarboksene som oppdragsgiver har opprettet. Besvarelser som kun henviser tilvedlegg vil bli gitt karakteren null. Forhold som vil bli spesielt vektlagt under dette punktet, gjelder bl.a. service/evnen til å betjene oppdragsgiver. Beskrivelse under. Det forutsettes at tilbyder besvarer samtlige punkter i kommentarfeltet til det enkelte punkt. Blir det nødvendig pga. plassmangel, kan det lastes opp ett (1) vedlegg hvor det henvises til de aktuelle punktene. Det bes oppgi hvorvidt vedlegg er anvendt.

Vi ber tilbyder tydelig definere eventuelle forsikringstekniske ord og uttrykk brukt i tilbudet.5.2.1a Skademelding og skadeoppgjørBesvarelsen skal vedlegges tilbudet og vil bli tillagt vekt ved evaluering og utvelgelse til forhandlinger.Tilbyder skal beskrive rutinene for innmelding av skader. Det er videre viktig at tilbyder foretar raske og funksjonelle skadeoppgjør. Tilbyder skal beskrive hvordan dette er tenkt gjennomført. Fylkeskommunen skal ha kopi av alle skadeoppgjør.5.2.1b SkadeutbedringDet er viktig for oppdragsgiver at forsikringsselskapet er tilgjengelig så fort som mulig ved skade for å iverksette skadebegrensende tiltak / skadeutbedringer på et tidlig tidspunkt.

Tilbyder skal beskrive hvilke rutiner de har for skadeutbedringer, hvor raskt blir skader vurdert og utbedret, og om tilbyder har noen prefererte samarbeidspartnere som gjennomfører utbedringene.

Firmaer som engasjeres av forsikringsselskapet for å utbedre en skade må, før oppdraget igangsettes, fremlegge HMS-datablad (på norsk) for fylkeskommunens/virksomhetens stoffkartotek for eventuelle kjemiske stoffer som skal brukes i arbeidet. Dette for at fylkeskommunen/virksomheten skal kunne iverksette tiltak for å beskytte sine ansatte, elever og indre og ytre miljø ved behov.

For utbedringsarbeider etter forsikringsmessig skade har forsikringsselskapet ansvar for at de utøvende håndverkere har de nødvendige kvalifikasjoner og autorisasjoner som er nødvendig for den type arbeid som utføres, og at arbeidene utføres i henholdt il gjeldene arbeidsmiljølov, byggeforskrifter, Norsk Standard og eventuelle annen lovgivning som gjelder for det aktuelle arbeidet. Utbedringsarbeidet skal så langt som mulig tilpasse den daglige driften i den aktuelle bygningen.5.2.1c SkadeforebyggingSelv om fylkeskommunen allerede arbeider målbevisst med skadeforebygging, skal tilbyder beskrive hvilke tiltak man fra selskapet vil bidra med av skadeforebyggende tiltak (ift brann- og bygningssikring, skader på kjøretøy, samt personskade).

5.2.1d Kundeservice

Tilbyder skal oppgi antall på kundeservice og ventetid for betjening av innkommende henvendelser. Tilbyder skal oppgi om oppdragsgiver får fast saksbehandler i de forskjellige bransjene, og i så fall hvem de er. Samtidig ønsker oppdragsgiver en person hos tilbyder som samordner alle servicefunksjoner og er tilbyders hovedkontakt overfor oppdragsgiver.

Åpningstidene skal oppgis for alle ukedagene.5.2.1e Statistikk

Tilbyder forplikter seg til å levere skadestatistikk for hvert halvår på en oversiktlig og presentabel måte. Skadestatistikken skal for hvert halvår inneholde statistikk for hele den påløpte avtaleperioden. Skadestatistikken skal minimum inneholde: bransje, avtale-polisenummer, dato, anmeldt beløp, utbetalt beløp, tilbyders saksbehandler. Tilbyder skal legge ved eksempel på slik statistikk.

5.2.1f Opplæring / brukerinformasjon

Tilbyder forplikter seg til å gi brukerne av forsikringsavtalen nødvendig opplæring / informasjon om både innhold og bruken av forsikringsavtalen. Dette skal gjennomføres både i form av kurs og som skriftlig og / eller elektronisk informasjon. I tilbudet skal tilbyder beskrive et opplegg for dette, både i forhold til de som sentralt i fylkeskommunen er ansvarlig for avtalen (hovedkontakten), og overfor forsikringskontaktene på virksomhetene som ivaretar den løpende saksbehandlingen / innmeldingen av skader m.v.

Som minimum skal det arrangeres kurs / opplæring for forsikringskontaktene en gang pr. år, hvor første samling skal gjennomføres innen 6 måneder etter undertegnet kontrakt. Det skal også redegjøres for et opplegg for jevnlig kontakt / møter med fylkeskommunens hovedkontakter for gjensidig informasjon og kompetanseutvikling.

5.2.1g Forsikringspoliser / reiseforsikringsbevis

Tilbyder må hvert år utstede forsikringspolise for hver bransje / avtale. Polisen skal inneholde også de særvilkår som er avtalt på bakgrunn av dette anbudsdokumentet og tilbyders tilbud, og eventuelt andre særskilte avtalte vilkår.

Tilbyder må også utstede reiseforsikringsbevis til bruk på tjenestereiser for oppdragsgivers ansatte og folkevalgte.

5.2.1h Implementering av ny avtale / leverandør

Etter at kontrakten er inngått skal den nye avtalen implementeres i alle virksomhetene. Dette må være et samarbeid mellom oppdragsgiver og valgt forsikringsselskap. Likevel skal det beskrives hvilke tiltak forsikringsselskapet vil iverksette for å gjøre den nye avtalen / forsikringsordningen kjent i fylkeskommunen / i virksomhetene / hos de ansatte.

5.2.1i Datatekniske løsninger _ Elektronisk dokumentasjon

Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder kan tilby elektronisk oppslag av hele forsikringsporteføljen, herunder poliser og hva de enkelte forsikringene dekker, og med mulighet for å ta ut aktuelle skjemaer for skadeinnmelding m.v. I dette må også inngå mulighet for oppslag i forbindelse til aktuelle sikkerhetsforskrifter m.v. Tilbyder skal beskrive sitt opplegg for dette. 5.2.1j Eventuelle tilleggstjenester

Tilbyder skal beskrive eventuelle tjenester m. a., som tilbud utover hva som er omtalt ovenfor.