Erhvervsakademiet Lillebælt ønsker etableret et professionelt fungerende EDSH-system.
A. Strategiske mål for et ESDH system
•ESDH løsningen skal være et centralt og ressourceeffektivt redskab i forbindelse med sagsbehandling i EAL.
•ESDH løsningen skal være et centralt redskab, der sikrer overholdelse af de lovgivningsmæssige krav samt god skik og brug i offentlig forvaltning i EAL’s sagsbehandling, arkivering og journaliseringspraksis.
•ESDH skal styrke grundlaget for videndeling og information i EAL’s administration og administrative funktioner.
•EAL’s ESDH system skal potentielt kunne udbygges til at omfatte alle dele af EAL og være et middel til at facilitere videndeling, samarbejde og information i hele organisationen.
B. Operationelle mål for et ESDH system
En ESDH løsning i form af et IT administrativt system med tilhørende procedurebeskrivelser, der
•Kan anvendes med et minimum af tidsforbrug i den daglige sagsbehandling og dokumenthåndtering.
•Sikre en sagsbehandling, der lever op til de lovgivningsmæssige krav til arkivering og journalisering.
•Sikre at relevante sager og dokumenter journaliseres og arkiveres i journalsystemet.
•Sikre en systematik i EAL’s journaliserings- og arkiveringspraksis, som opfylder kravene fra Statens Arkiver til opbevaring, aflevering og kassation.
•Sikre effektive arbejdsgange i forhold til arkivering og journalisering gennem integration til MS Office-pakken, e-mails og digital post.
•Styrker en helhedsorientering i sagsbehandling, hvor adgang til sager og dokumenter kan deles på tværs af adresser/afdelinger, og den enkelte sagsbehandler har adgang til viden om relevante sager af samme karakter eller om samme person(er).
•Reducerer tidsforbruget til genfinding/lokalisering af sager og dokumenter.
•Helt eller delvist automatiserer rutineprægede arbejdsprocesser gennem opsætning af workflow-løsninger.
•Integrerer effektive arbejdsgange i forhold til håndtering og deling af dokumenter gennem versionsstyring og lignende redskaber.
•Muliggør en hurtigere, enklere og nemmere post- og informationshåndtering.