Hordaland fylkeskommune ønskjer tilbod på levering av reisebyråtenester. Dei tilsette i fylkeskommunen skal kunne bestille overnatting og transporttenester som fly, tog, leigebil osb. gjennom denne avtalen. Avtalen skal og kunne nyttast for elevreiser.
Leverandøren skal vere ein kompetent samarbeidspartnar når det gjeld å finne gode løysingar knytt til reiseverksemd, til dømes oppsett av fornuftige reiseruter, bestilling av reise for rullestolbrukarar eller reise med instrument. Leverandøren skal og bistå ved endringar, avbestillingar og liknande situasjonar.
Oppdragsgivar vil og kunne ha behov for bistand ved kurs, konferansar, sosiale arrangement og anna.
Leverandøren skal leggje til rette for reiser i tråd med oppdragsgjevar sin reisepolicy, og bruk av oppdragsgjevar sine eigne avtalar der slike avtalar finst. Oppdragsgjevar har på tidspunktet for utlysing av konkurransen eigne avtalar på hotellovernatting og kurs- og konferanse.
Oppdragsgjevar hadde i 2014 om lag 4000 reisebestillingar gjennom reisebyrå, i tillegg til om lag 1000 førespurnadar som gjaldt endring, omskriving, refusjon og liknande. Nær 50 % av bestillingane blei gjennomført i leverandøren sin elektroniske bestillingsløysing. Det vert understreka at oppgjevne tal er basert på statistikk og opplysningar frå oppdragsgjevar sine noverande leverandørar og eigne økonomidata. Det vert teke atterhald om endringar i volum, mellom anna med bakgrunn i budsjettsituasjonar som påverkar oppdragsgjevar sin aktivitet.
For oppdraget skal det bli inngått rammeavtale med ein leverandør. Rammeavtalen si lengd vil vere 2 år. Oppdragsgjevar skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i ytterlegare 1 +1 år, til saman maksimalt 4 år. Oppdragsgjevar tek sikte på at avtalen skal gjelde frå 1.1.2016.
Komplette konkurransedokument kan hentast på oppdragsgjevar sin leverandørportal:
https://anskaffingar.hfk.no/Avantra/Customer/Hordaland/Modules/Purchase/Published/