Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af rengøring. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Det er hensigten med udbuddet af denne rammekontrakt at opnå væsentlige besparelser på området.
Der indgås fem delaftaler (jf. strukturreformens geografiske opdeling i Danmark i fem regioner), som dækker institutioner beliggende inden for henholdsvis Region Sjælland (delaftale 1), Region Hovedstaden (delaftale 2), Region Midtjylland (delaftale 3), Region Nordjylland (delaftale 4) og Region Syddanmark (delaftale 5).
Moderniseringsstyrelsen indgår rammekontrakten på vegne af hele staten i medfør af cirkulære nr. 9112 af 20.3.2012 om indkøb i staten (cirkulæret kan hentes på www.statensindkob.dk og www.retsinformation.dk).
Statslige institutioner bliver ved rammekontraktens ikrafttræden forpligtet til at anvende rammekontrakten i forbindelse med indkøb af rengøring jf. cirkulære om indkøb i staten.
Rammekontrakten indebærer, at statslige institutioner i henhold til cirkulære om indkøb i staten vil blive forpligtet til at købe de af rammekontrakten omfattede ydelser hos de på rammekontrakten valgte leverandører.
Statslige institutioner har imidlertid alene en ret, men ikke en forpligtelse til at købe »rengøringsrelaterede ydelser« jf. nedenfor. Vilkår for undtagelsen fra forpligtelsen vil fremgå af udbudsmaterialet.
Gør helt særlige forhold sig gældende i forbindelse med en kontrakt, som ønskes indgået, fx helt særlige sikkerhedsforhold, helt særlige hensyn til beskyttelse af værdifulde genstande o.l. sig gældende, omfattes kontrakten ikke af forpligtigelsen.
Rigspolitiet med underliggende institutioner og Forsvarsministeriets etablissementer i Danmark har alene en ret, men ikke en pligt til at gøre brug af rammekontrakten i det omfang, at de omfattet af egne facility management kontrakter.
De statslige institutioner har mulighed for at benytte egenproduktion.
Omfanget af forpligtigelsen til at anvende rammekontrakten er nærmere specificeret i udbudsmaterialet.
En række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er oprindelige parter i rammekontrakten og kan derfor gøre brug af rammekontrakten, jf. tekstanmærkning nr. 110 på finanslovens § 7. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. De omfattede selvejende institutioner mv. er angivet på www.statensindkob.dk
Endelig er Danmarks Nationalbank, Folketinget, samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark ligeledes oprindelige parter i rammekontrakten og kan derfor gøre brug af rammekontrakten. Danmarks Nationalbank, Folketinget, samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark har således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten.
Med hensyn til de i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte beløb bemærkes, at disse er anslået ud fra historiske forbrugsmønstre i staten for rammekontraktens løbetid inklusive eventuelle forlængelser. Det vil sige for i alt 4 år. Der forventes betydelige besparelser som følge af det fællesstatslige indkøb. Det er derfor forventningen, at rammekontraktens samlede værdi for så vidt angår de statslige institutioner vil være lavere end det i punkt II.1.4) og II.2.1) anførte. I praksis vil statens forbrug på rammekontrakten fremover kunne være såvel mindre som større end det angivne spænd over værdien af ydelserne i løbet af rammekontraktens løbetid.
I relation til punkt II.1.4) og II.2.1) kan volumen endvidere blive væsentlig forøget, i det omfang selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark gør brug af rammekontrakten. Det skal understreges, at det er den enkelte selvejende institution mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre for lokationer i Danmark, som selv beslutter, om denne tilslutter sig retten til at gøre brug af rammekontrakten.
Ydelsesbeskrivelse:
Rammekontrakten vil omfatte rengøring inden for følgende områder:
Rengøringsservice:
— daglig/ugentlig rengøring, herunder eksempelvis inventar, gulve, bygningsdele og sanitære installationer samt tilknyttede serviceopgaver
— periodisk rengøring
— stationær arbejdsledelse, hvor en ledelsesressource er fast stationeret på den enkelte kundes adresse mv.
— hovedrengøring
— vinduespolering
— ekstraordinært rengøringsservice, eksempelvis rengøringsbehov ved særlige arrangementer
Rengøringsrelaterede ydelser:
— håndværkerrengøring, herunder eksempelvis rengøringsbehov ved ombygning eller andre lignende situationer
— serviceydelser, herunder eksempelvis påfyldning og rengøring af kaffeautomater, afrydning af mødelokaler og opfyldning af opvaskemaskiner
— gardinvask
— persiennerens
— gulvbehandling, herunder high-speed polering, reetablering af polish-behandlede gulve, opskuring af polishbehandlede gulve, reetablering af oliebehandlede gulve, rensning af gulvtæpper, pur-behandling af gulve, sæbebehandling af gulve og grundig opskuring af gulve mv.
— måtteservice, leje og udskiftning
— vask, leje og håndtering af tekstiler, herunder eksempelvis klude, viskestykker, håndklæder, due og servietter.
Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af ydelsen. Ydelsens nærmere indhold vil fremgå af udbudsmaterialet.
Såfremt andre virksomheder end de nuværende leverandører på statens eksisterende rengøringsaftale tildeles rammekontrakten, må der påregnes en indfasningsperiode af rammekontrakten. Endvidere er virksomhederne, som tildeles rammekontrakten, forpligtet til som en overgangsordning at levere rengøring ud over rammekontraktens løbetid, indtil en ny rammekontrakt er indfaset, såfremt andre virksomheder tildeles rammekontrakten, når rengøringsaftalen genudbydes.
Der kan i forbindelse med indgåelse af den enkelte leveringsaftale under rammekontrakten være tale om virksomhedsoverdragelse. De nærmere specifikationer vil fremgå af udbudsmaterialet.
Tildeling af kontrakter baseret på en rammekontrakt vil enten ske på baggrund af de vilkår, der er fastsat i rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence (køb direkte på rammekontrakten), eller — i de tilfælde, hvor ikke alle vilkår er fastsat i rammekontrakten — efter at der er iværksat fornyet konkurrence mellem de aktører med hvem, der er indgået rammekontrakt (miniudbud). De nærmere vilkår for køb under rammekontrakten vil fremgå af udbudsmaterialet.
Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra kunden.
Leverandøren skal kunne levere de dokumenter, der kræves for at understøtte statens fælles indkøbs- og faktureringssystem (IndFak/IndFak2). Processer, format- og kvalitetskrav samt de værktøjer, der stilles til Leverandørens rådighed, vil være beskrevet i udbudsmaterialet. Samtidig skal det som udgangspunkt være muligt at bestille via Leverandørens hjemmeside, pr. telefon og e-mail.
De elektroniske varekataloger skal løbende opdateres efter de i udbudsmaterialet nærmere angivne retningslinjer.
Der vil være krav om, at leverandøren indrapporterer data til Moderniseringsstyrelsen, der detaljeret viser det faktiske salg på rammekontrakten. Kravet vil bortfalde i det omfang, at Moderniseringsstyrelsens systemer og Leverandørens fakturering understøtter en mere effektiv opfølgning på rammekontraktens anvendelse via analyse af e-fakturaer. Nærmere specifikationer for datakrav og format vil fremgå af udbudsmaterialet.