Direktoratet for økonomistyring (DFØ) skal avholde en todagers konferanse i Trondheim, heretter kalt Kundeforum 2016. Anskaffelsen skal dekke DFØ sitt behov for lokale og nødvendige fasiliteter for å gjennomføre todagers konferanse for opptil 500 personer. Følgende datoer er aktuelle for gjennomføringen av konferansen:
•20. og 21. oktober 2016
•24. og 25. oktober 2016
Konferansen skal avholdes i Trondheim, sentralt i forhold til offentlig kommunikasjon til og fra flyplass.
Om lokalet ligger utenfor Trondheim sentrum må det være gode kollektivmuligheter fra Trondheim sentrum/Værnes flyplass til lokalet.
Generelt:
•Hotellet må kunne dokumentere erfaring med tilsvarende arrangementer i tilsvarende størrelse.
•Hotellet må ha referansekoder for booking av rom. (Dette for å kunne ha en oversikt over hvor mange av deltakerne som velger å overnatte).
•Det er viktig med mulighet for å reservere et størst mulig antall rom, lengst mulig. Hotellet må kunne oppgi en frist for hvor mange og hvor lenge rom kan reserveres.
•Det må være mulig å prøvesmake maten før arrangementet.
•Det må være mulig å befare hotellets fasiliteter som for eksempel møterom/saler i forkant.
Konferanselokalitetene:
•Plenumssal med kapasitet til 400-500 personer i klasseromsoppsett
•Vi må ha tre saler for parallellsesjoner, hvor to har kapasitet til 160 personer og ett har kapasitet til 100 personer. Salene må kunne ha oppsett med runde eller rektangulære bord med 10-12 personer per bord. Det er viktig at det ikke er lange avstander mellom disse salene, og at man ikke må bevege seg utendørs for å komme seg til og fra saler. Det er ikke anledning til å rigge om saler mellom disse sesjonene, men kun mulig ved gode pauser før og etter oppstart av parallellsekvensen (gitt at hotellet har mannskap til rigging). Salene bør ikke ha søyler midt i rommet, eller være korte og brede, slik at man må ha to lerret. Salene bør heller ikke være lange og smale slik at det blir vanskelig for publikum bakerst i salen å få med seg presentasjonene.
•Plass til et standområde i nærheten av/ utenfor plensumssal (en naturlig del av mingleområdet), med mulighet for 4-6 stands. Hver stand må ha tilgang til strøm og tv-skjermer med oppkobling til PC.
•Restaurantkapasitet til 400-500 personer til middag på konferansens første dag; lokaliteter for servering av lunsj til 400-500 personer begge konferansedager.
•Lokalet for middag må være tilrettelagt for scene/underholdning.