Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) planlegger å kunngjøre en anskaffelse av et elektronisk verktøy for renhold.
Anskaffelsen vil inneholde et kombinert planleggings- og kalkulasjonsverktøy, og et driftsverktøy for renhold.
Renholdstjenesten i DSS har ansvar for renholdet i Regjeringskvartalet, UD, KLD, JD, KD, NFD samt Regjeringens representasjonsanlegg og statsministerbolig.
DSS skal levere kvalitetsstyrte renholdstjenester i henhold til valgte kvalitetsprofiler i NS-INSTA 800.
Det vil være ca 6 brukere av planleggings- og kalkulasjonsprogrammet. Driftverktøyet vil brukes av mellom 70 og 90 renholdere og 5 ledere.
1PLANLEGGINGS- OG KALKULASJONSVERKTØYET
For å oppnå ovennevnte mål har DSS behov for et elektronisk planleggings- og kalkulasjonsverktøy for renhold.
I den forbindelse ønsker DSS å kartlegge hvilke leverandører og løsninger/produkter som er tilgjengelige i markedet, hvilken funksjonalitet løsningene kan tilby og korte kommentarer til hvordan DSS kan dekke behovet med løsningen leverandørene kan tilby.
Dersom det er funksjonalitet DSS etterspør som løsningen deres ikke støtter, oppfordres dere til å si litt om planer for utvikling av løsningen som ferdigstilles i nær framtid.
DSS ønsker kommmentarer/svar på følgende spørsmål:
Er verktøyet tegningsbasert?
oInneholder det for eksempel arkitekttegninger?
Kan det importeres arkitekttegninger inn i verktøyet, i såfall hvilke formater kan man benytte?
o Eksempel på vanlige formater er: PDF- og DWG-format.
Inneholder verktøyet ferdig definerte renholdsprogrammer?
o For eksempel programmer for inventar, gulv, vegg og himling, for de forskjellige rommodellene?
Hvilke nøkkeltall kan man uthente fra verktøyet?
o For eksempel: ytelse (m2/time)
Innehar verktøyet en automatisk fordeling av renholdsområder?
o Er det i såfall muligheter til å overstyre disse manuelt? I så tilfelle, hvordan deles dette og hvilke funksjoner finnes (og hvilket brukernivå kan få tilgang til denne funksjonen)?
Har verktøyet NS INSTA 800-funksjonalitet, med mulighet til å utføre kontroller både manuelt og med e-penn?
Har verktøyet en benchmarkingsmodul, der man enkelt kan benchmarke vår tjeneste med andre som leverer renhold?
Hvilke oppfølgings- og rapporteringsverktøy har verktøyet for ledere?
For eksempel:
oTidsforbruk
oAntall stillinger
oYtelse
oLønnskalkyle
oDaglig renhold
oPeriodisk renhold
oHovedrenhold
Vi har per i dag ca 170 000 m2 som ligger inne i et planleggings- og kalkulasjonsprogram. Kan dagens arkitekttegninger enkelt konverteres til deres verktøy?
2TRÅDLØST DRIFTSVERKTØY
DSS har behov for et trådløst driftsverktøy (nettbrettbasert) som kvalitetssikrer renholdsplanene.
Kan verktøyet benyttes til toveis kommunikasjon?
o For eksempel via mail eller telefonsamtale med bilde.
Gir verktøyet leder mulighet til å enkelt distribuere tegningsbaserte renholdsplaner?
Gir verktøyet renholder mulighet til å enkelt dokumentere utført arbeid og avvik?
Gir verktøyet en oversikt over alle renholdsområdene i et bygg?
o For eksempel renholdsområder til 5 renholdere, slik at de kan fordele et område dersom en er syk.
Kan verktøyet registrere i og vise arbeidsplaner i offline-modus?
Kan dere tilby opplæring, kurs og support av lisenser på norsk?
3PRISMODELLER OG KOSTNADER
Basert på beskrivelsen og spøsmålene ovenfor, ber vi om at leverandørene skisserer hvilke prismodeller som vanligvis benyttes for deres løsning.
Videre bes dere beskrive hvilke tjenester som er inkludert i evt. pakkepriser dere tilbyr, og hvilke som må dekkes utenom (f.eks konvertering av tegninger, tilpasninger, oppsett, opplæring mv).
NB!
Leverandørens besvarelse skal være på maksimalt 20 A4-sider.