RFI - Ekstern varslingstjeneste

Short description

Flytoget AS vurderer ekstern varslingstjeneste som alternativ. I denne forbindelse ønsker vil kunnskap om hva markedet kan tilby og indikativ økonomi rundt slike løsninger. Primært ser Flytoget for seg en enkel og rimelig løsning som ivaretar de ansattes og virksomhetens tarv.

Flytoget AS er 350 ansatte.

Vi ønsker priser på løsninger og gjerne alternative slike.

Innleveringsfristen for informasjonen er satt til 1 juli klokken 16.00.

1. Innledning

   Ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten er fra 01.01.07 lovfestet i arbeidsmiljøloven, jf. aml. §§ 2-4 og 2-5.  Arbeidsgiver plikter etter disse bestemmelsene å legge forholdene til rette for varsling, jf. aml. § 3-6.

    

   Flytoget As ønsker å etablere en ekstern varslingstjeneste som til dels en erstatning og supplement til våre interne varslingskanaler og rutiner. Den eksterne tjenesten skal kun omfatte adgang for varsling fra Flytoget AS sine egne ansatte (ca 350 personer). Det legges vekt på at det skal etableres en lavkost og enkel løsning.

    

   På oppdragsgivers intranettsider er det i dag lagt ut informasjon I HMS håndbok om hvilke muligheter som finnes for å varsle om kritikkverdige forhold. Det er også beskrevet i bedriftens etiske retningslinjer.

    

   Ekstern varslingsmottaker må ha en teknisk løsning som gjør at melding om varsling kan mottas kryptert. Dette for å sikre at varsler kan være anonym hvis ønskelig og for å skjerme sensitiv informasjon på best mulig måte.

    

   Drift av ekstern varslingskanal må være operativ 01.08.2014. Innen denne tid må teknisk løsning og rutiner for håndtering av varslingssaker være på plass. Det er en forutsetning at tilbyder oppfyller lovkrav mht. oppbevaring/behandling av personopplysninger. Innsynssaker må behandles iht. offentlighetsloven.

    

2. Krav til tjenesten

    

   Vi ønsker minst presentert en løsning for følgende tjenester:

    

• Etablering og implementering av varslingsordning samt mottak og oppfølging av varsler (løpende varslingstjeneste).

1. Mottak av tips pr. telefon.

2. Mottak av tips pr. post.

3. Eventuelt elektronisk mottak av tips med webløsning fra hvilken som helst internettoppkobling. Når det gjelder web-løsningen skal denne kunne benyttes via flytogets intranett. Levering, implementering og drifting av den web-baserte kanalen skal inkluderes i tilbudet

4. Ivaretakelse av et krav om anonymitet der varsler setter dette som en betingelse.

5. Interne retningslinjer for behandling av mottatte varslinger.

6. Analyse av hva tipset gjelder innen 48 timer eller umiddelbar handling dersom situasjonen krever det. Vurderingen skal lede til enten råd om avslutning av saken eller et råd til oppdragsgiver om hvordan saken bør behandles videre.

7. Systematisering av fakta om den aktuelle saken gjennom kontakt med varsler. Informasjonen nedfelles i et kort notat til oppdragsgiver. Det skal samtidig gis råd til oppdragsgiver om videre saksbehandling.

8. Kontakt med varsler og skriving av sammendrag av varslet forutsettes gjennomført innenfor en tidsramme på 4 timer mellom kl. 0800 og 1600.

• Mulighet for videre oppfølging (undersøkelser/gransking) ved behov av de forhold varselet gjelder.

Mulighet for kontaktpersonene i Flytoget AS til å be om assistanse/råd i enkeltsak innenfor rammene av den løpende avtale.  Ved bistand utover denne rammen, angi pris for dette særskilt (dvs. timepris).  Bistand utover den angitte ramme pr sak, eller utover avtalens totale ramme, kan kun påbegynnes etter avtale med oppdragsgiver.

Om innleveringen