Teknisk Erhvervsskole Center (TEC) er med sine ca. 4.500 årselever og 700 medarbejdere en af Danmarks største tekniske skoler, som tilbyder undervisning på 5 adresser i Storkøbenhavn.
Hermed udbydes aftale om udvikling og implementering af nyt intranet.
TEC’s nuværende intranet lever ikke op til organisationens behov ift. funktionalitet, brugervenlighed og tilgængelighed. Systemet er for ufleksibelt, uoverskueligt, omkostningsfuldt at drifte og ikke fremtidssikret. Det er derfor blevet besluttet at implementere et nyt intranet til medarbejderne på TEC.
Intranettet fungerer i dag mest som dokumentarkiv, men informationen er utilgængelig, svær at finde og svær at organisere på en brugervenlig måde.
Formålet med dette projekt er, at implementere et nyt, dynamisk og tidssvarende intranet, der er enkelt og intuitivt at bruge for alle brugere uanset it-kundskaber. Intranettet skal være nemt at vedligeholde og opdatere for indholdsleverandørerne og det skal være let for den almene bruger at bruge intranettet til at hente og dele information.
Målene med det nye intranet er bl.a.:
•At mindske ressourceforbrug i forbindelse med drift og vedligehold
•At minimere den tid medarbejderne bruger på at finde nødvendig information. Vi efterspørger derfor en optimal søgemaskine samt letforståelig og brugervenlig navigation og brugeradministration.
•At forenkle arbejdsgange/arbejdsprocesser
•At opbygge et fremtidssikret system, der kan videreudvikles i takt med, at organisationen flytter og forandrer sig
•At give ledelsen bedre muligheder for at nå ud til medarbejderne
•At få et nøglesystem, som er overskueligt og let at navigere i
•At samle TEC og bidrage til en fælles TEC-medarbejderidentitet
•At give medarbejderne en bedre forståelse for/indblik i organisationen, strategi og retning
•At lette kommunikation og videndeling på tværs af organisationen – på ledelsesniveau, afdelingsniveau og medarbejderniveau
•At medarbejderne som en naturlig del af deres arbejdsdag vil søge og del informationer på intranettet frem for at anvende e-mails og fællesdrev.
Umbraco er valgt som teknisk platform og bliver fremover den platform, som TEC udvikler og drifter sine webprojekter på. Platformstankegangen betyder, at der som en del af projektet skal implementeres en fælles/standard platform, og oven på den en intranet platform.
TEC er vært for et it-fællesskab (Shared service center) mellem Teknisk Erhvervsskole Center og Erhvervsskolen Nordsjælland, kaldet Eniga it-service. Løsningen skal derfor hostes i Eniga it-services driftsmiljø eller på foranledning af Eniga it-service hostes hos en underleverandør til Eniga it-service.
Der skal udarbejdes en grundlæggende struktur og informationsarkitektur (IA), der bl.a. udmønter sig i:
•udvikling af designskabeloner (hvilken funktionalitet skal forefindes på siderne, og hvor den skal placeres)
•en beskrivelse af struktur og navigation (redskaber til at navigere på intranettet og definition af, hvor sites og subsites skal placeres ift. hinanden)
•udvikling en sideskabelon og undersideskabelon(er)
Baseret på oplæg fra TEC ønskes leverandørens input og råd omkring best practices på området, hvorefter IA fastlægges endeligt.
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ordregiver vil maksimalt prækvalificere 5 tilbudsgivere.
Projektet forventes at forløbe over 2 år med mulighed for forlængelse:
•Udvikling og implementering af version 1 – december 2013
•Udvikling og implementering er version 2-4 – i løbet af 2014
Som projektmodel/-ramme ønsker TEC at anvende Scrum.