Ordregiver har igennem det seneste år gennemført et succesfuldt pilotprojekt med papirløse møder. Byrådsmedlemmer og embedsmænd i hele 185 mødefora er i dag ikke længere afhængige af trykte mødepapirer, men tilgår dagsordener og bilag på iPad eller pc.
Systemet eDagsorden fra firmaet Ditmer har været benyttet som dagsordenpubliceringssystem. Systemet har sin store andel i det positive resultat. Aftalen med Ditmer udløber med udgangen af maj måned 2013.
Omlægningen til papirløse møder giver Ordregiver en effektiviseringsgevinst. Samtidig oplever mange mødedeltagere en forbedring af deres arbejdsforhold. De giver udtryk for, at de foretrækker den digitale adgang til mødematerialet frem for den papirbaserede.
Ordregiver ønsker med dette udbud at bygge oven på de positive erfaringer fra pilotprojektet og bane vejen for, at den papirløse kultur kan brede sig til langt flere mødefora i Ordregivers forvaltning og institutioner.
Ordregiver forventer juni 2013 at udskifte det nuværende Lotus Notes-baserede dagsordenproduktionssystem for politiske møder til fordel for eDoc Agenda fra Fujitsu. Parallelt med nærværende udbud er kommunen desuden gået i udbud for at finde en afløser for det ligeledes Notes-baserede dagsordenproduktionssystem for administrative møder.
Udbuddet omfatter:
- Anskaffelse og teknisk implementering af gennemprøvet dagsordenpubliceringssystem.
- Implementering (Ordregiver ønsker at implementeringen finder sted inden den 1. juni 2013).
- Aftale om systemvedligehold og –opgradering.
- Driftsafvikling og hosting af system og dagsordener mv.
Den udbudte kontrakt er udbudt for en periode på 4 år, med mulighed for en forlængelse på 12 måneder.
Udbudsbetingelser med bilag rekvireres hos Kathrine Ahrenholt: kalt@aarhus.dk