1.Indledning
Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning, Center for Ressourcer annoncerer hermed I medfør af lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige kontrakter (tilbudsloven) §§ 15a-d udbud af konsulentassistance til etablering af skanningsenhed.
2.Opgaven
Teknik- & Miljøforvaltningen har brug for konsulentbistand i forbindelse med etablering af skanningsenhed. Enhedens hovedopgaver er:
•Daglig skanning til ESDH løsning, af analogt modtaget post til Center for Bygger – primært byggeansøgninger
•Skanning af sager i kommunens byggesagsarkiv til digital arkivløsning.
Skanningsenheden etableres med 4-5 medarbejdere. Konsulenten skal samarbejde med medarbejdere i skanningsenheden og projektgruppen. Dertil vil der i et vist omfang være samarbejde med leverandør af skannere og arkivløsning samt med Koncernservice (Købehavns Kommunes it-driftsenhed). Rådgivningsopgaven er dog primært rettet mod skanningsenhedens medarbejdere samt projektgruppen, og skal dække nedenstående områder:
2.1.Skanneteknik
•OCR skanning, farvereduktion & komprimering, håndtering af forskellige fil formater samt konsekvenser af valg af de enkelte formater.
•Planlægning og etablering af hensigtsmæssigt teknisk setup.
2.2.Proces
•Tilrettelæggelse af arbejdsprocesser.
•Definerer kvalitetssikringsprocesser.
•Sikre hensigtsmæssige processer ”end-to-end”.
•Løbende evaluering og justeringaf processer.
2.3.Digitalt arkiv
•Etablering af digitalt arkiv, arkiv struktur mm.
•Anvendelse af metadata, sikring af søgemuligheder.
•Håndtering af fortrolige dokumenter, specielt i forhold til borgeradgang til digitalt arkiv.
2.4.Kompetenceudvikling
•Sikre opbygning af kompetencer i enheden på alle ovenstående områder.
•Planlægge træning og undervisning.
•Udarbejde vejledninger og procesbeskrivelser.
Af hensyn til kontinuitet og fælles tillid ønskes samarbejde med samme eller få konsulenter på opgaven.
Teknik- og Miljøforvaltningen har fastsat et beløb på 200.000 kr. til udførelsen af opgaven.
Herudover ønskes en optionspris på yderligere konsulenttimer.
3.Udbudsproceduren
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige kontrakter (tilbudsloven) §§ 15a-d.
3.1.Udvælgelse
Tilbud skal indeholde følgende dokumenter:
3.1.1 Generelle oplysninger
•Virksomhedens navn, adresse, CVR nummer og kontaktperson med kontaktoplysninger
3.1.2 Økonomisk og finansiel formåen
•Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring.
3.2.Tildeling
Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Københavns kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, lægges til grund for tilbudsvurderingen:
1.Antal konsulenttimer til løsning af opgaven samt option på yderligere assistance
Antal konsulent timer vurderes kvantitativt ud fra antallet af konsulenttimer som tilbydes til budgettet på 200.000 kr.
Der ligges yderligere vægt på en lav optionspris.
Antal konsulenttimer samt optionspris vurderes på baggrund af udfyldt tilbudsliste (bilag 1) i tilbudsformularen.
2.CV/referenceliste
CV vurderes på baggrund af den/de involverede konsulenters cv/referenceliste over de betydeligste sammenlignelige konsulentopgaver der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Der vurderes ud fra sammenlignelighed samt antal af de enkelte referencer.
CV’er vedlægges tilbuddet.
3.Antal konsulenter på opgaven
Samarbejde med et lille antal konsulenter på opgaven vægtes positivt.
Oplysning om antal konsulenter vedlægges tilbuddet.
4.Standardmateriale til brug ved udførelsen af opgaven.
Såfremt der i tilbuddet indgår standard materialer f.eks. vejledninger omkring fil komprimeringer, arbejdsproces beskrivelser for skanneopgaver e.lign. vægtes dette positivt.
Evt. standardmaterialer bør fremgå af tilbuddet med titel, omfang og kort beskrivelse. Der vurderes ud fra indhold i forhold til den udbudte opgave samt antal af de enkelte materialer.
3.3.Spørgsmål
Yderligere spørgsmål kan sendes til ai2d@tmf.kk.dk med emne: ”annoncering af behov for konsulentassistance til etablering af skanningsenhed”.
Spørgsmål, der fremsendes senest d. 29. juni kl. 12.00, kan påregnes besvaret.
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen www.kk.dk/erhverv/indkobogudbud.
3.4.Afgivelse af tilbud
Tilbud skal være Københavns Kommune i hænde
senest fredag den 9. juli 2012 kl. 12.00.
Tilbud skal afgives på mail til ZZ8K@tmf.kk.dk med emne: ”Tilbud på behov for konsulentassistance til etablering af skanningsenhed”.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at mail med tilbud bliver modtaget rettidigt.
Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i 1 måneder fra tilbudsfristen.
4.Kravspecifikation
Det forudsættes at konsulenten har kendskab til byggesagsarkiver og dokumenteret erfaring med skanning af disse samt erfaring med standard arkivløsninger som f.eks. Fil-Arkiv eller Weblager. Dertil gerne erfaring med postskanning.
Opgaven forventes igangsat omkring ultimo juli/primo august 2012 og løber året ud, med primære leverancer i juli-oktober. Der vil være behov for både on site konsulentassistance, samt kontakt via telefon og mail.
5.Tidsplan
Annoncering: 22. juni 2012
Frist for spørgsmål: 29. juni 2012
Frist for afgivelse af tilbud: 9. juli 2012
Evaluering af tilbud: uge 28.
Forventet dato for underskrivelse af kontrakt:12. juli.