Short description
Oppdraget er knyttet til avdeling dokumentasjonsforvaltning som er plassert i divisjon felles tjenestesenter. Avdeling dokumentasjonsforvaltning leverer tjenester til 12 virksomhet underlagt HOD. Tjenestene spenner fra digitalisering av post som mottas på papir, til større utviklingsprosjekter innen digitalisering og automatisering.
Avdelingen leverer tjenester til kundene i tråd med en tjenestebeskrivelse. For å sikre at tjenestene leveres i tråd med avtalen er det innført en rekke måltall. Dette inkluderer blant annet antall ikke-håndterte e-poster per team og kunde ved ukeslutt, antall journalførte dokumenter per måned per kunde og team, antall henvendelser til brukerstøtte per kunde, med mer. I dag hentes disse tallene ut manuelt, enten ved søk eller oppslag i databaser. Data hentes i hovedsak fra Outlook og sak-/arkivløsninger som følger Noark-standarden.
Når data er hentet ut lastes de over i Power BI. Tabeller og grafikk derfra brukes deretter i rapporter som formidles til blant annet kundene.
NHN ønsker nå å erstatte disse manuelle prosessene med automatiske uttrekk/overføring av data. Dette vil forenkle arbeidet med rapportering, og skal gjøre rapportering og presentasjon av måltall mer fleksibel dersom det i fremtiden blir behov for å rapportere på andre indikatorer og til andre kunder enn i dag.
Det er gjennomført et prosjekt der man har utarbeidet en Proof of Concept (PoC) for å vurdere fordeler og ulemper ved mulige løsninger for automatisering, samt for å gi innspill til alternative tekniske løsninger for automatisering. Dette skal sikre at NHN tar gode veivalg i neste fase av arbeidet og dokumentet vil danne grunnlag for arbeidet konsulenten skal utføre.