Optimering af produktionsprocesser
Introduktion
Virksomheden tilbyder reparation af lastbiler, trailere til lastbiler, kraner, hejse, hydraulikanlæg og hjul. Teamet består af 24 mekanikere.
Man lægger stor vægt på at udføre service og reparationer hurtigt og effektivt og med højeste kvalitet for øje. Senest er virksomheden flyttet ind i nye lokaler, i et nyt moderne og højteknologisk værksted.
Udfordring
Virksomheden har oplevet en kolossal vækst og mekanikerteamet er vokset fra 8 medarbejdere til de nuværende 24, hvilket er sket indenfor kun 4 måneder.
Medarbejdernes erfaring er spredt indenfor forskellige mærker, hvilket gør, at der er en sammenblanding af forskellige virksomhedskulturer i det nuværende team. Derved er der vidt forskellige tilgange til de opgaver der løses. Der er en oplevelse af, at processen fra ordre indgang (første kontakt med kunden) til aflevering af opgaven og ud fakturering er behæftet med fejl og unødvendige ventetider. Dette påvirker virksomhedens konkurrenceevne og har til tider en negativ effekt på kundens oplevelse.
Midlertidige tiltag
Der arbejdes med enkelte digitale løsninger, for at skaffe sig et overblik over de faste kunder, samt sikre en optimal og styret tilgang af nye kunder.
Da virksomheden ønsker at markedsføre sig på et nyt koncept, hvor der tilbydes fuld service indenfor alle bilmærker, er der udfordringer med de nuværende digitale løsninger, da disse ikke er gearet til dette koncept. Så de løsninger der pt. er tilrådelighed skal tilpasses og justeres efter virksomhedens aktuelle behov.
Derudover har man allerede fået fordelagtige samhandelsaftaler med et udvalg af virksomhedens leverandører, hvilket har optimeret arbejdsgangen samt reduceret omkostninger til reservedele. Disse leverandøraftaler vil man arbejde videre med fremover.
Opgavebeskrivelse
Følgende udfordringer er observeret:
- Ventetider på reservedele
- Fejl i fakturering
- Mangelfulde oplysninger og data på opgaverne
- Fejl i service (mangelfuld udførelse og forglemmelser)
- Ikke korrekt tidsestimering af opgaver
- Mangelfuld- og fejlkommunikation funktionerne imellem
- Uens arbejdsmetode blandt mekanikerne
Virksomheden forestiller sig nedenstående forløb, men kom gerne input/forslag baseret på jeres faglighed.
Opgavens omfang
Der ønskes udført en kortlægning af forretningsgangen fra ordremodtagelse til ud fakturering, med det formål at skaffe sig et overblik over de elementer i processen, hvor der er spild.
Kortlægningen skal danne grundlag for igangsætning af tiltag, der skal reducere spildet i processen.
Kortlægning forventes at afstedkomme opgaver indenfor flg. områder:
- Opkvalificering/uddannelse af medarbejder indenfor procesoptimering, selvledelse og standarder
- Implementering af standarder og instruktioner
- Spildreduktion
- Fejlsikring (Poka Yoke)
- Behovsafdækning forud for digitalisering
- Lagerstyring og opgavestyring
Dataopsamling
Der foreligger ingen data over de fejl man oplever, så dette skal verificeres og vurderes i forbindelse med opgaveløsningen. Der skal evt. igangsættes dataopsamling.
Målet med opgaven
Målet er at reducere gennemløbstiden på processen, således at hovedparten af mekanikerens timer kan faktureres til kunden. Dvs. al unødig ventetid og spild er reduceret.
Inden opstart af projektet afholdes et opstartsmøde for endelig forventningsafstemning / målsætning for forløbet samt afklaring og detail planlægning.
Der forventes at det konkrete mål fastsættes i samarbejde med virksomheden, når der er et endeligt overblik over opgaven ifm. kortlægningen.
Løbende opfølgnings-/afrapporteringsmøder med indehaver og værkføre her under opfølgning på timeforbrug.
Registrere forbrugte timer på deltagere i projektet / kompetenceudviklingen til brug for afregning af støtte.
Der skal under hele forløbet sikres at, at virksomheden/ledelsen opnår kompetencer til at efterleve,
vedligeholde og kontinuerligt udvikle systemet.
Forventninger til leverandøren af opgaven
Leverandøren skal kunne give et tilbud på selve kortlægningen af nævnte processer samt et oplæg til hvordan de enkelte opgaver, der vil komme ifm. kortlægningen, også ville kunne løses.
Der skal dokumenteres erfaring indenfor projektstyring samt procesoptimering gennem Lean/Six Sigma samt implementering/formidling af valgte løsninger.
Status
Vurdering af opnået resultat ift målsætning, i samarbejde med virksomheden, hvad var godt/skidt, hvad har vi lært og hvad kan vi gøre bedre næste gang.
Andre forhold
På baggrund af de indkomne tilbud udvælges den rette udbyder der vil blive kontaktet senest den 9. juli 2021
Forventet afviklingsperiode
August 2021 – December 2021.
Økonomi
Indsendte tilbud skal indehold en plan for forløbets afvikling med en hertil hørende timekakulation. Prisen skal inkludere forberedelse og transport.
Tilbudsfrist
1. juli 2021
Kontaktperson
Projektleder Lars Almind Knudsen, Marlog
Tilbud sendes til: Lak@marlog.dk