Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeisiin sovitettu CRM-ratkaisu seuraaviin käyttötarkoituksiin:
•Henkilöiden ja organisaatioiden tiedot
•Jäsenyydet, asiakkuudet ja vapaaehtoisroolit elinkaarineen
•Tuotteiden, palveluiden ja tilausten hallinta (esim. lehtitilaukset, lainattavat välineet ja näkövammaiskortit)
•Asiakaskertomukset (liiton työelämäpalvelut ja oikeuksienvalvonta)
•Suostumukset ja valtuutukset
Järjestelmän tietosisältöjä ja toiminnallisuuksia on kuvattu tarkemmin alustavan tarjouspyynnön liitteissä.
Hankintaan sisältyy:
1.Saavutettavuuden toteutus määriteltyihin toimintoihin WCAG2.1-standardin mukaisella, käyttötestauksen läpäisemällä tai tilaajan muutoin hyväksymällä tavalla
2.Tarvittavat tietojen konversiot nykyjärjestelmistä ja siirto uuteen
3.Ohjelmistojen käytön koulutus järjestelmän pääkäyttäjille/käyttäjille
4.Käyttöönoton tuki
5.Järjestelmätuen ja ylläpidon jatkuvat palvelut
Näkövammaisten liitto ry pyytää tällä ilmoituksella osallistumishakemustanne tämän hankinnan tarjoajaksi.
Hankkeen tavoitteet
1. Henkilötietojen laadukas ylläpito ja käsittely tietosuojasäännökset huomioiden
- Asiakasyhteisöillä tulee olla pääsy omistamiinsa ja tarvitsemiinsa tietoihin, joihin heillä on käyttöoikeudet. Asiakasyhteisöjen (jäsen- ja paikallisyhdistykset) valtuutettujen käyttäjien tulee voida käyttää liiton CRM-järjestelmää asiakasyhteisöjen jäsenten, asiakkaiden sekä omien tuotteiden ja tilausten (erityisesti julkaisut) hallinnointiin.
- Rekisteröitynyt ja kirjautunut jäsen/asiakas voi tarkastella ja muokata omia perustietojaan verkossa.
2. Aiempaa laadukkaampi kontaktien hallinta:
- Mukana jäsenyhdistysten (23 yhdistystä) jäsenet
- Sidosryhmärekisterikäyttö jatkossa mahdollista tuottaa valittavalla järjestelmällä
- Varainhankinta- ja lahjoittajarekisteri mahdollista tuottaa valittavalla järjestelmällä tulevaisuudessa (ei osana nyt hankittavaa projektia)
3. Aiempaa parempi integroitavuus ja tiedon parempi saatavuus eri järjestelmien ja toimintojen välillä
- CRM-järjestelmää tulee voida käyttää ja tietoja ylläpitää NKL:n ympäristön ulkopuolelta.
4. Tehokas jäsen- ja asiakastietojen käsittely käytettäviä järjestelmiä karsimalla ja toimintoja yhdistämällä
5. Järjestelmiin kerättyjen tietojen laaja ja monipuolinen hyödyntäminen raportoinnissa ja tilastoinnissa
- näkymä siihen, missä kaikessa NKL:n ja jäsenyhdistyksen toiminnassa henkilö on mukana ja mitä palveluita hän käyttää (tietojen käyttöoikeusrajoitukset huomioiden).
Saavutettavuusvaatimukset koskevat koko järjestelmää. Saavutettavuuden osalta sovelletaan lähtökohtaisesti WCAG 2.1 AA tasoa, tarkempaa tietoa löytyy osoitteesta https://www.w3.org/TR/WCAG21/.
Saavutettavuusvaatimusten toteuttamisesta tullaan käymään neuvotteluja hankintamenettelyn edetessä. Lähtökohtaisesti tarjoaja sitoutuu toteuttamaan toimitusprojektin siten, että järjestelmän käyttäjät pystyvät järjestelmää käyttämään.
Tiedot kutsuttavien toimijoiden lukumäärää koskevista rajoituksista: Suunniteltu toimijoiden lukumäärä on 3. Perustelut: Hankintayksiköllä on tarve vähentää tarjoajien lukumäärää neuvottelumenettelyssä, jotta hankintayksikön hankintamenettelyyn käytettävissä olevat voimavarat riittäisivät hankintaprosessin läpiviemiseen.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).
Hankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain 34–35 §:n tarkoittamaa neuvottelumenettelyä.
Perusteena neuvottelumenettelyn käytölle on. että hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Lisäksi hankittavan ratkaisun saavutettavuusvaatimusten toteutumiseen liittyy riskejä, joiden vuoksi hankintasopimusta ei voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluita.
Osallistumishakemuksensa jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan neuvottelumenettelyyn kutsuttavat tarjoajat noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Hankintayksikkö tekee tarjoajien valinnasta erillisen päätöksen. Neuvotteluihin valituille esitetään neuvottelukutsu, toimitetaan alustava tarjouspyyntö ja ilmoitetaan tarkentunut neuvotteluaikataulu sekä pyydetään alustava tarjous.
Neuvotteluvaihe ja lopullinen tarjouspyyntö
Hankintayksikkö neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Hankintayksikkö ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja.
Neuvotteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli on suomi.
Neuvottelujen kuluessa suunnitelmaehdotuksia ja alustavaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä valmistellaan. Alustava tarjouspyyntö toimitetaan neuvottelukutsun liitteenä. Neuvottelujen tarkoituksena on saada tietoja, joiden perusteella voidaan laatia lopullinen tarjouspyyntö.
Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien palvelujen tuottamiseen liittyviä ratkaisuja ja ehtoja, lukuun ottamatta liitteessä 1 kuvattuja palvelua koskevia ehdottomia vaatimuksia ja tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita, joista tullaan käyttämään hinta-laatusuhdetta.
Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).
Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Valittava palveluntuottaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä.