Closing date has passed.
Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan tietopyyntö eli markkinakartoitus. Tämän tietopyynnön tarkoitus on selvittää markkinoilla olevien toimijoiden näkemyksiä ja mahdollisia (puoli)valmisjärjestelmäratkaisuja koskien Väyläviraston sopimustenhallintaa. Tämän tietopyynnön tarkoitus on kartoittaa Väyläviraston sopimustenhallintaan soveltuvia kaupallisia sopimustenhallintaratkaisuja. Väylävirastossa on kymmeniä tuhansia voimassaolevia sopimuksia. Sopimustyyppejä on lukuisia (mm. hankintasopimukset, vuokrasopimukset, urakkasopimukset, puitesopimukset, käyttöoikeussopimukset jne.) ja tarpeet sopimustenhallintaan ovat erilaisia Väyläviraston eri toimialoilla. Väylävirastossa ei ole käytössä sopimustenhallintajärjestelmää eikä yhtenäistä sopimustenhallintamallia. Sopimusten tiedot ovat tällä hetkellä hajautuneet eri järjestelmiin ja/tai ne ovat vain sopimuksissa. Sopimusasiakirjat arkistoidaan nyt sekä myös jatkossa Väylän asianhallintajärjestelmään. Käyttäjiä ovat Väyläviraston virkamiehet ja konsultit sekä ELYjen henkilöstö. Käyttäjähallinnan avulla tulee pystyä rajaamaan eri käyttöoikeuksia eri käyttäjärooleille. Sopimustenhallintaratkaisussa tulee huomioida se, että ehdotetun järjestelmän tulee pystyä integroitumaan Väyläviraston jo olemassa oleviin sekä mahdollisiin uusiin järjestelmiin ja sen on oltava räätälöitävissä siten, että se tukee Väyläviraston sopimustenhallinnan tarpeita sekä pystyy mukautumaan mahdollisiin organisaatiomuutoksiin. Sopimustenhallintajärjestelmältä toivotaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisuuksia: hyvä hakutoiminto, helppokäyttöisyys, nopeus, hälytykset mm. sopimusten päättymisistä ja integraatiokyky (mm. asianhallintaan, talouden järjestelmiin jne.) eri järjestelmiin. Myös tilausten hallintaa voidaan mahdollisesti hyödyntää saman järjestelmän avulla. Sopimustenhallintajärjestelmän lisäksi Väylävirastossa on myös tärkeää kehittää toimivat ja yhteneväiset toimintamallit ja prosessit, miten sopimuksia hallitaan koko niiden elinkaaren ajan. Järjestelmän ja uuden hallintamallin kehittäminen rinnakkain on tärkeää parhaan mahdollisen hallintakokonaisuuden aikaansaamiseksi. Ratkaisun tarjoajalla on mahdollisuus esittää omia ehdotuksiaan järjestelmän sekä uuden yhtenäisen toimintamallin toteuttamiseksi.