Teknisk dialog på konkurrenceudsættelse af Madservice

Norite gauti panašią informaciją kas rytą? Registruokitės 7 dienų NEMOKAMAI Mercell versijai!

TEKNISK DIALOGMØDE VEDR. KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF MADSERVICE I HERNING KOMMUNE

Herning Kommune planlægger at konkurrence udsætte madservice til hjemmeboende borgere i Herning Kommune.

Udbuddet forventes gennemført i 2015. Udbuddets samlede omfang, indhold og udformning er endnu ikke fastlagt.

Herning Kommune ønsker at invitere til teknisk dialog, jf. udbudsdirektivets bilag 1, betragtning 8, der har følgende ordlyd: "Inden de Ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af >teknisk dialog<søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrence forhindres." Hensigten er, at den tekniske dialog skal bidrage til en attraktiv kontrakt for såvel Tilbudsgiver som Herning Kommune. Formålet med denne vejledende forhåndsmeddelelse er at invitere interesserede Tilbudsgivere på markedet til at komme med bidrag til den tekniske afklaring.

Det tekniske dialogmøde vil foregå, som individuelle møder med den interesserede Tilbudsgiver der måtte ønske at deltage. Herning Kommune kan se sig nødsaget til at begrænse antallet af Tilbudsgivere yderligere ud fra Tilbudsgivers virksomheds størrelse med det udgangspunkt, at der bliver foretaget et repræsentativt udsnit af små, mellemstore og store virksomheder – offentlige som private. Tilbudsgiver bedes derfor vedlægge en kort beskrivelse af dennes størrelse med oplysning om omsætningen inden for det pågældende udbudsområde for det seneste afsluttede regnskabsår. Herudover skal Tilbudsgiver jf. nedenstående datoer og tidspunkter angive to foretrukne datoer og tidspunkter. Herning Kommune vil forsøge at tilgodese Tilbudsgivers ønske.

Der opfordres til, at den skriftlige ansøgning om deltagelse i teknisk dialog fremsendes til kontaktadresse (e-mail – okiag@herning.dk), senest den 6. januar 2015 af hensyn til den planlagte tidsplan for hele processen. Hvis Tilbudsgiver er forhindret i at deltage i den tekniske dialog er Tilbudsgiver velkommen til at fremsende skriftlige svar/kommentarer på de spørgsmål og emner der fremgår af nedenstående dagsorden på e-mail: okiag@herning.dk.

Den tekniske dialog foregår på Skovlyset (Café Bøg), Skovvænget 2A, 7400 Herning i Herning på én af nedenstående datoer:

9. januar 2015 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30

12. januar 2015 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30

Der bliver udarbejdet referat fra dialogmødet i anonymiseret form. Der vil under mødet blive serveret kaffe, te, vand og/eller et rundstykke/frugt/eftermiddagsbrød.

Det bemærkes at deltagelse i teknisk dialog ikke er en forudsætning for at afgive tilbud på området.

Dagsorden:

1. Velkommen og præsentationsrunde af mødedeltagere

2. Tilbudsgivers præsentation af egen virksomhed (ca. 10 minutter). Præsentationen må gerne komme omkring svar på de stillede spørgsmål, hvorfor præsentationen af den grund accepteres at vare mere end 10 minutter.

3. Spørgsmål og dialog jf. nedenstående emner og spørgsmål

4. Evt.

1. Kan Tilbudsgiver håndterer et krav om, at hvis en borger bliver udskrevet fra sygehuset skal der kunne leveres mad inden for 3 dage? Har Tilbudsgiver umiddelbart kommentarer hertil eller input til, hvordan et sådan krav bør formuleres? Er der forhold vi skal være særlige opmærksomme på, hvis der stilles sådan et krav?

    

2. Stiller Tilbudsgiver mikroovn til rådighed i aftaleperioden eller bør det være kommunen eller borgeren der selv gør det?

    

3. Der er lovkrav til labels på maden, som klart fortæller om indholdet i maden. Hvordan sikrer Tilbudsgiver, at der kvalitetsmæssigt ikke sker fejl her? Borger skal være helt sikker på, at kunne læse sig frem til hvilket indhold der er i maden.

    

4. Hvordan håndterer Tilbudsgiver, hvis borgeren ikke er hjemme, når maden leveres?

    

5. Hvordan sikrer Tilbudsgiver sig, at lægeordinerede diæter lever 100 % op til forskrifterne og hvordan skal vi stille krav hertil?

    

6. Hvordan ser Tilbudsgiver muligheder for et udviklingssamarbejde? Har Tilbudsgiver umiddelbart bud på områder, hvor det vil være oplagt at arbejde tæt sammen i aftaleperioden for at optimere arbejdsprocesser og lign.? – Tilbudsgiver må meget gerne komme med input til udviklingspunkter og gerne supplere med eventuelle erfaringer med andre kommuner eller private kunder.

    

7. Hvordan tænker Tilbudsgiver muligheder for, at Herning Kommune kan bidrage til, at nedbringe jeres investeringer i forbindelse med udbuddet? Kan det eksempelvis være, at der stilles produktionslokaler til rådighed – evt. i form af en lejeaftale? Tilbudsgiver må gerne komme med andre input, som Herning Kommune kan arbejde videre med i overvejelserne.

    

8. Herning Kommune overvejer at indføre kontrol med den mad der bliver leveret til borgerne. Hvordan ser I på et krav om kontrol af maden? Vi forestiller os, at kontrol vil være på den måde, at Tilbudsgiver bliver bedt om at levere 7 forskellige retter og at disse kontrolleres for overholdelse af portionsstørrelse samt bliver opvarmet jf. den vejledning der følger maden. Det overvejes ligeledes om der skal foretages smagstest af maden. Tilbudsgiver må gerne komme med input hertil, herunder om der er set krav hertil i andre lignende udbud og om der er noget vi særligt bør være opmærksomme på, hvis et sådant krav stilles?

    

    

9. Hvordan bestiller borger mad hos Tilbudsgiver – forklar gerne jeres proces.

    

10. Hvordan sikres det, at menu sammensætningen er varieret således forstået, at det er muligt at bestille forskellige retter for at kunne nedbringe behovet for diæter? Hvordan sikres det, at der eksempelvis ikke er både frikadeller og koteletter på menuen den samme dag (altså to menuer med samme slags kød)?

     

11. Er der forhold omkring mademballagen vi skal være særlige opmærksomme på, at få stillet krav til?

     

12. Hvordan tænker Tilbudsgiver miljø ind i processen? Her tænkes både på emballagen og den måde udbringning af maden tilrettelægges på?

     

13. Er det muligt at tænke TCO (total omkostning ved købe og få udbragt maden) begrebet ind i udbuddet? Hvis ja, hvilke økonomiske parametre skal indgå i TCO? Har Tilbudsgiver erfaringer hermed fra andre kundeforhold?

     

14. Hvordan kan afregning foregå? Kan det eksempelvis være direkte afregning mellem Tilbudsgiver og borger?

     

15. Er leveringstidspunktet på dagen vigtig og hvilket tidspunkt på dagen er bedst for Tilbudsgiver at levere maden på?

     

16. Hvordan ser Tilbudsgiver muligheder for at sammensætte menuer til højtider ud fra både ”gammeldags” og ”moderne” menuer?

     

17. Hvordan tager Tilbudsgiver hensyn til særlige ønsker om menu sammensætninger?

     

18. Hvilken kontraktlængde foretrækker Tilbudsgiver og hvorfor?

     

19. Har Tilbudsgiver et bud på alternative udbudsformer, som Herning Kommune med fordel kan overveje – eksempelvis funktionsudbud? Har Tilbudsgiver set eksempler på andre udbudsformer inden for dette område?

     

20. Er der øvrige kontraktvilkår vi særligt bør være opmærksomme på at få indskrevet i kontrakten? – hvilke kontraktvilkår ser Tilbudsgiver som værende bidragende til ”den gode kontrakt” der tilgodeser begge parter? Hvordan bør dette område eksempelvis prisreguleres?