TEKNISK DIALOGMØDE PÅ NYT KØRSELSUDBUD I HERNING
Herning Kommune planlægger udbud på KØRSEL. Udbuddet forventes at vedrøre følgende områder:
1) Kørsel af børn og unge til… (daglig fastlagt kørsel)
2) Kørsel af ældre til xxx (daglig fastlagt kørsel)
3) Kørsel af børn, unge og ældre til genoptræning, læge…(variabel kørsel)
Udbuddet forventes gennemført i 2015. Udbuddets samlede omfang, indhold og udformning er endnu ikke fastlagt.
Herning Kommune ønsker at invitere til teknisk dialog, jf. udbudsdirektivets bilag 1, betragtning 8, der har følgende ordlyd: "Inden de Ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af >teknisk dialog<søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrence forhindres." Hensigten er, at den tekniske dialog skal bidrage til en attraktiv kontrakt for såvel vognmænd som Herning Kommune, hvorfor mødet vil være fokuseret på den nye fremtidige kørselskontrakt. Formålet med denne vejledende forhåndsmeddelelse er at invitere interesserede vognmænd på markedet til at komme med bidrag til den tekniske afklaring.
Det tekniske dialogmøde vil foregå, som individuelle møder med den interesserede vognmand der måtte ønske at deltage. Herning Kommune kan se sig nødsaget til at begrænse antallet af vognmænd yderligere ud fra vognmandens størrelse med det udgangspunkt, at der bliver foretaget et repræsentativt udsnit af små, mellemstore og store vognmænd. Vognmanden bedes derfor vedlægge en kort beskrivelse af dennes størrelse med oplysning om omsætningen inden for det pågældende udbudsområde for det seneste afsluttede regnskabsår. Herudover skal vognmanden jf. nedenstående datoer og tidspunkter angive to foretrukne datoer og tidspunkter. Herning Kommune vil forsøge at tilgodese vognmandens ønske.
Der opfordres til, at den skriftlige ansøgning om deltagelse i teknisk dialog fremsendes via fanen "kommunikation" senest den 5. maj 2014 kl. 12.00 af hensyn til den planlagte tidsplan for hele processen. Hvis vognmanden er forhindret i at deltage i den tekniske dialog er man velkommen til at fremsende skriftlige svar/kommentarer på de spørgsmål der fremgår af nedenstående dagsorden via fanen "kommunikation".
Den tekniske dialog foregår på Rådhuset i Herning på én af nedenstående datoer:
13. maj 2014 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30
14. maj 2014 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30
15. maj 2014 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30
21. maj 2014 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30, 13:00-14:30
23. maj 2014 kl. 09:00 – 10:30, 11:00-12:30
Der bliver udarbejdet referat fra dialogmødet i anonymiseret form. Der vil under mødet blive serveret kaffe, te, vand og/eller et rundstykke/frugt/eftermiddagsbrød.
Det bemærkes at deltagelse i teknisk dialog ikke er en forudsætning for at afgive tilbud på området.
Dagsorden:
1) Velkommen
2) Spørgsmål og dialog jf. nedenstående emner og spørgsmål
3) Evt.
Ad 2)
Emne A) Kørselstyper
1) Hvordan kan Herning Kommune organisere kørslen i Herning Kommune i det nye udbud, så der sikres en forbedret planlagt og tilrettelagt kørsel, således både Herning Kommune og vognmand fremover kan optimere på tid og økonomi på kørslen?
2) Hvad ser vognmanden af fordele og ulemper, hvis rutekørsel fremover udbydes af Herning Kommune og variabel kørsel fremover varetages af Midttrafik?
3) Hvordan skal rutekørsel fremover udbydes, så det er attraktivt at byde ind på? Hvordan skal sammensætningen af ruterne være?
a. Udbud i ruter, som den nuværende løsning, men med en mere optimal tilrettelagt håndtering af ældrekørsel (kunne eksempelvis være, at der lægges et tidsrum ind i ruten, hvor der bliver betalt en timepris og hvor udgangspunktet er, at der alene sker en befordring af ældre) samt muligheder for at flytte børn.
b. Både korte og lange ruter?
c. Antal og sammensætning af brugere?
d. Hvordan kan ældrekørsel (kørsel til aktivitetscentre) etc. fremover organiseres, således det giver god mening for både vognmand og Herning Kommune? – vil det eksempelvis være en fordel med bestemte mødetider til bestemte aktiviteter?
e. Hvad skal der til for, at vognmanden vil byde på flere ruter?
f. Udbud i geografiske områder – eksempelvis 6-10 opdelinger ud fra Herning som centrum
g. Et rent takst udbud – der bliver meldt ud hvilken størrelse vogne der er behov for (10 x 4, 8 x 8 til kørestole etc. ud fra hvad kan analyser sig frem til, at der er behov for, og vognmanden byder herefter ind med en km/tid takst – evt. med opstarts gebyr.
Emne B) Grønt regnskab
1) Hvilke oplysninger vil vognmanden være i stand til at tilvejebringe i forbindelse med måling på udledning af CO2 og Partnerskabet for Grønne Indkøbs målet om nedbringelse af CO2?
Emne C) Skolereform
1) Hvilke oplysninger skal der som minimum være oplyst i udbudsmaterialet ifølge vognmanden i relation til den nye skolestruktur, som allerede træder i kraft fra sommeren 2014?
Emne D) Kontraktslige vilkår
1) Har vognmanden input til hvordan Herning Kommune og vognmandens investering kan sikres i tilfælde af lukning af ruter, herunder hvordan skal lukning af ruter håndteres, hvilke årsager kan der ligge bag, som fra vognmandens synspunkt giver god mening?
2) Afregning: Hvilken afregningsform – km pris (plus/minus startgebyr), ugepris, rutepris etc. ser vognmanden som den mest attraktive måde at afregne henholdsvis fastlagt rutekørsel og ad hoc kørsel?
3) Hvis vognmanden ville fastsætte krav til kørselsmateriellets alder ved kontraktstart hvilken alder vil der så foretrækkes? – som nuværende 8 år eller?
4) Hvor lang en aftaleperiode ser vognmanden, som den mest attraktive, herunder taget vognmandens investering i betragtning? Er det eksempelvis 2 år med mulighed for forlængelse i 1 + 1 eller 3 år med mulighed for forlængelse i yderligere 12 måneder eller?
5) Er der andre kontraktsvilkår, som vognmanden enten vil fremhæve, som værende en fordel for begge parter henholdsvis fremhæve, som værende en ulempe for begge parter?
6) Kontrol af kørselsmateriel v/Brand og Redning Herning. Hvis der indarbejdes et krav om 1 årligt tjek af vognmandens kørselsmateriel, som anvendes til at udføre opgaven for Herning Kommune – hvad siger vognmanden til sådan et krav? – er der noget Herning Kommune i den henseende bør være særlig opmærksom på?
7) Hvilken reguleringsmekanisme skal der være for ændringer i fx antal brugere, ruter, geografiske områder etc. Er det 30 % i op og nedadgående retning uden kompensation og nedskæringer mere end 30 % med kompensation – herunder hvordan skal ferieperioder afregnes? (km-takst eller?).
8) Hvilken kontraktstart er efter vognmandens vurdering den mest optimale? Er det 1. januar 2016, 1. februar 2016 eller 1. marts 2016 eller 1. august 2016.
9) I hvor god tid inden kontraktstart ønsker vognmanden besked? 3 eller 6 måneder eller?