Udbuddet omfatter levering og drift af multifunktionsmaskiner og netværksprintere til Aarhus Kommune samt en række ydelser i forbindelse med implementering af aftalen (udrulningsfasen).
Aarhus Kommune forventer således inden for udrulningsfasen, der består af to etaper i perioden fra den 1. september til 30. november 2012, at skulle udskifte ca. 1100 multifunktionsmaskiner og netværksprintere.
Aarhus Kommune ønsker med sit udbud at indgå et samarbejde med en leverandør, der er villig til at tage ansvar for optimering af driften af kopi og print i kommunen. Aarhus Kommune agter derfor at indgå én samlet rammeaftale om indkøb af disse vare og ydelser med én leverandør.
Rammeaftalen indgås for en 4 årig periode med mulighed for forlængelse og ophævelse i henhold til rammeaftalens bestemmelser herom. Rammeaftalen forventes at træde i kraft 1. august 2012.
Omfanget af rammeaftalen vil afhænge af de konkrete indkøb på rammeaftalen foretager af den enkelte institution/afdeling, men det anslåede samlede forbrug af varer og ydelser omfattet af udbuddet forventes i de første 4 år at udgøre cirka 30-40 mio. danske kr. ekskl. moms og de efterfølgende 2 år cirka 5-10 mio. danske kr. ekskl. moms.
Rammeaftale forudsættes indgået med én virksomhed i form af nedenstående aftaletype:
Eneleverandøraftale: Samhandelsaftale mellem én leverandør og Aarhus Kommune på det pågældende vareområde. Aarhus Kommunes institutioner mv. er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale.