I medfør af lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige kontrakter (tilbudsloven) § 15a-d annonceres følgende:
1. Beskrivelse af opgaven
Herning Kommunes dagtilbudsområde ønsker tilbud på et digitalt intrasystem. Dagtilbudsområdet dækker ca. 34 institutioner og dagplejeområdet med et samlet børnetal på ca. 8.500. Der forventes, at der vil ske strukturændringer på området. Der ønskes indgået en rammeaftale der omfatter køb af digitalt intrasystem samt efterfølgende drift. Rammeaftalen skal træde i kraft 7. november 2011 og er uopsigelig til og med 31. december 2014 – se rammeaftale for yderlig information.
2. Kontakt
Herning Kommune
Att.: Anne-Merete Gier
Torvet 1
7400 Herning
E-mail: okiag@herning.dk
3. Proces
Denne annonce er offentliggjort den 16. september 2011. Herning Kommune gennemfører annonceringen efter tilbudslovens bekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007. Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte sine skriftlige spørgsmål til materialet samlet og senest den 30. september 2011 kl. 8:00. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen.
4. Frist for modtagelse af tilbud.
Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercells hjemmeside - www.mercell.dk - senest den 14. oktober 2011 kl. 12:00. Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt.
Tilbud modtaget efter dette tidspunkt eller et andet sted end det angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. I tilfælde af spørgsmål ved uploading, kontakt Mercell.
5. Udvælgelseskriterier
Tilbuddet skal være vedlagt udfyldt og underskrevet Tro - og love erklæring om, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige iht. lov nr. 336 af 13. maj 1997.
Referenceliste over sammenlignelige leverancer foretaget indenfor de seneste 3 år.
6. Tildelingskriterium
Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Herning Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, men angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen.
Økonomi - vægter 60 %
Funktionalitet, herunder tilgængelighed og brugervenlighed - vægter 30 %
Kvalitet, herunder support og leveringsplan – vægter 10 %
Delkriteriet Økonomi bliver vurderet på baggrund af oplyst drifts- og etableringspris, som angives i d.kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Driftsprisen inkl. support skal angives for perioden frem til 31. december 2013.
Delkriteriet Funktionalitet – herunder tilgængelighed og brugervenlighed bliver vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af nedenstående. Beskrivelsen vedr. de første 5 første punkter skal være med udgangspunkt i, at det er kommunens personale og forældre, der skal anvende Intrasystemet.
Tilbudsgiver skal vedlægge beskrivelse af hvorledes det tilbudte digitale intrasystem håndterer nedenstående:
· Intern kommunikation på den enkelte institution
· Ekstern kommunikation mellem institutioner og til institutionernes brugere
· Kalenderregistrering
· Reservation
· Funktionalitet og samspil med kommunens øvrige IT-systemer – herunder IST. m.fl.
Delkriteriet Kvalitet, herunder support og leveringsplan vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af nedenstående:
· Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes support gives indenfor tidsrummet 7:00 – 17:00 på hverdage. Support skal kunne tilbydes til kommunens centrale administratorer og til de enkelte institutioner.
· Tilbudsgiver skal vedlægge beskrivelse af en leveringsplan for en maksimal 2 årig periode. Leveringsplanen skal kunne påbegyndes primo november 2011.
7. Forventet tidspunkt for valg af leverandør
Herning Kommune forventer, at valg af leverandør vil finde sted i uge 44. Tilbudsgiver vil herefter blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen, hvorefter rammeaftale vil blive underskrevet med den valgte leverandør.
Det forventes, at én leverandør kan forestå leverancen.
8. Rammeaftale
Se dokument vedr. rammeaftale.
Procedure:
Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: ”Meld din interesse”. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger.
Efter du har meldt din interesse skal du oprettes i Mercell – dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til www.mercell.dk . Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer. Du kan stille spørgsmål direkte til ordregiver samt afgive tilbud/anmode om prækvalifikation og uploade de påkrævede dokumenter. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra ordregiver kan ses under fanen ”Kommunikation” – underfanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar.
Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur.
3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din e-mail.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00.
Al kommunikation med ordregiver skal foregå via Mercell Danmark A/S.
Tilbud/anmodning om prækvalifikation modtaget på andre måder end gennem Mercell vil ikke blive taget med i vurderingen