Lyhyt kuvaus
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP) uudistaa tilojaan ja toimintaansa OYS2030 uudistamisohjelmalla. Tavoitteena on uudistaa toimintaa, parantaa tuottavuutta ja hoidon vaikuttavuutta sekä uudistaa kiinteistöt vastaamaan nykyajan vaatimuksia ja tulevaisuuden haasteita.
Osana uudistamisohjelmaa suunnitellaan, hankitaan ja toteutetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmäratkaisuja. Työtä koordinoimaan on sairaanhoitopiiriin perustettu uuden toiminnan teknologian kehittämisohjelma, UUTE.
Osana uusien ratkaisujen suunnittelua PPSHP:n tietohallinnon UUTE-ohjelma käynnistää markkinavuoropuhelun, jonka tavoitteena on kartoittaa sairaalan ravintopalveluiden toimintaa tukevien tuotannonohjausjärjestelmien markkinatarjontaa ja kehitystrendejä. Vuoropuhelun tulosten perusteella valmistellaan vaatimusmäärittelyjä, joiden mukaisten järjestelmien hankinta on ajankohtaista lähivuosien aikana.
Kutsumme aiheesta kiinnostuneet toimittajat markkinavuoropuheluun, jonka ensimmäisessä vaiheessa pyydämme kirjallisesti tietoja tarjolla olevista ratkaisuista. Toisessa vaiheessa kutsumme tarjoajat esittelemään ratkaisujaan Oulun yliopistolliseen sairaalaan.
NYKYTILA
Oulun yliopistollisen sairaalassa käytössä oleva ravintopalvelun tuotannonohjausjärjestelmä on elinkaarensa kypsyysvaiheessa. Järjestelmä sisältää tuotannonohjauksen perustoiminnallisuudet: ruokalistojen suunnittelu, ravintoainelaskenta, keskitetyn ja hajautetun ruuanjakelun edellyttämät ruokakortit, sisäinen ja ulkoinen laskutus. Tällä hetkellä ateriatilaukset tehdään eri järjestelmässä ja varastonhallinta hoidetaan manuaalisesti. Tilaustarjoilu toiminnot kaipaavat modernisoimista.
TAVOITETILA
Kun uudet tilat ravintohuollolle valmistuvat lähivuosina, on tavoitteena nykyaikainen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa potilaskohtaiset ateriatilaukset potilaiden itsensä toimesta huomioiden ruokavalioiden erityistarpeet. Järjestelmän tulee tukea sekä hajautettua että keskitettyä ruuanjakelua. Järjestelmän tulee tarjota sujuvat toiminnot ainakin seuraaviin ravintopalvelun osaalueisiin: ravintolaskenta, tilaustarjoilu, välitystuotteiden tilaus ja toimitus, varastonhallinta, osastojääkaapinhallinta, vierailijoiden ja henkilökunan ateriatilaukset ja maksu, sisäinen ja ulkoinen laskutus. Ravintopalvelujärjestelmä tulee olla integroitu PPSHP:n tietojärjestelmiin ja Fineliin tai vastaavaan elitarvikkeiden koostumustietopankkiin. Integroitavat PPSHP:n tietojärjestelmät ovat potilashallintajärjestelmä, joka on tällä hetkellä Oberon (esim. potilaan sijainti: vastuuyksikkö, huone- ja vuodetieto), Esko-potilastietojärjestelmä (esim riskitiedot ja allergiat), käyttäjähallinta AD, laskutusjärjestelmä (esim. henkilökunnan ateriatilaukset ja potilaslaskutus).
Yleisperiaatteena on, että toteutus on yhtenäinen, muuntojoustava ja yleiskäyttöinen.
TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN
Tämän tietopyynnön tavoite on kartoittaa ravintopalvelun tuotantoa tukevia järjestelmäratkaisuja, jotka tarjoavat kattavat toiminnot tarvittavien toimintojen suorittamiseen tehokkaasti.
Pyydämme tietoa sairaalaympäristöön sopivista ravintopalvelujärjestelmistä, jotka sisältävät kaikki tai joitakin seuraavista osioista:
a.Ateriatilausosio, joka mahdollistaa yksittäisten potilaiden ruokavaliotietojen hallinnan ja aterioiden tilauksen keskitetysti sekä hajautetusti. Potilaan on myös mahdollista tehdä ateriatilauksensa itse. Aterioita voi tilata myös henkilökunnan jäsenille ja vierailijoille ja maksaa moderneilla maksumenetelmillä.
b.Äidinmaitotilausosio, jossa mahdollisuus merkitä räätälöidyt annokset, maitomäärät ja ravintolisät
c.Tarjoilutilausosio sekä välitystuotteiden tilaukset ja toimitukset
d.Tuotannonohjausosio, jossa ylläpidetään reseptejä. Järjestelmä tulostaa potilaiden/osastojen ruokakortit suoraan keittiöön. Tarjoaa reseptiikan, potilas- ja henkilöstöruokalistojen ylläpidon.
e.Ravintolaskentaosio, jonka avulla ravitsemusterapeutti voi laskea potilas- ja ruokavaliokohtaiset ravintoaineiden saannit ja vertailla ravintoaineiden saantia suosituksiin. Sisältää mahdollisuuden kirjata ruoankäyttötiedot mobiililaitteella.
f.Laskutusosio, joka sisältää sisäisen ja ulkoisen laskutuksen sekä raportoinnin kohdetasolla.
g.Varastonhallintaosio, joka mahdollistaa sähköisen varastonhallinnan. Reaaliaikainen varastosaldon tarkistusmahdollisuus ja automaattitilaus kun tuotemäärä laskee hälytysrajan alapuolelle
h.Kustannuslaskentaosio, joka sisältää toiminnallisuudet tuotteistukseen, tarjouslaskentaan, kustannusvertailuun, tuotantokapasiteetin laskentaan, tehokkuuslaskelmien tekemiseen ja hinnoitteluun.
Kokonaisuuteen voi liittyä myös muita ravintopalvelujen tuottamista helpottavia toimintoja. Kyseessä ei välttämättä ole yhteen tuotteeseen perustuva kokonaisratkaisu. Eri toiminnallisuuksia voidaan päätyä toteuttamaan eri tuoteratkaisuilla, joiden välisen yhteentoimivuuden on oltava hyvällä tasolla. Toteutettavan ratkaisun hankinta- ja toteutusmalli hahmottuu osana markkinavuoropuhelua ja tulevaa vaatimusmäärittelyä.
Markkinavuoropuhelun käynnistämiseksi pyydämme tarjoajalta vapaamuotoista, kirjallista kuvausta:
1.Mitä toiminnallisuuksia (a-h) tarjoajalla on valmius toimittaa? Pyydämme liittämään vastaukseen ytimekkään toiminnallisuuskuvauksen ja/tai oheistamaan vastaukseen tuotekuvaukset.
2.Mitä palveluita kohtien (a-h) toiminnallisuuksiin liittyen tarjoaja on valmis tuottamaan (esimerkiksi sovellukset, laitteistot, asennukset, ylläpitopalvelut)?
3.Mitä toiminnallisuuksia kohtien (a-h) lisäksi tarjoajan mielestä tulisi sisällyttää kokonaisuuteen?
4.Mitä vaatimuksia tarjoajan ratkaisut asettavat PPSHP:n IT-infrastruktuurille?
ILMOITTAUTUMINEN ESITTELYTILAISUUTEEN
PPSHP järjestää toimittajille tilaisuuden esitellä ratkaisujaan OYS:n Testlabissa maaliskuun lopussa. Yhdelle tarjoajalle varatun esittelyajan pituus on 1,5 tuntia. Varatut ajankohdat ovat maanantai 30.3.2020 klo 8-16 (4 aikaa) ja tiistai 31.3.2020 klo 12-16 (2 aikaa). Tarkempi aikataulu ja paikka ilmoitetaan esittelyyn kutsuttaville 16.3.2020. Esittelyn yhteydessä tarjoajilla on mahdollisuus tehdä tarkentavia kysymyksiä ja kommentteja tilaajan esittämiin ajatuksiin hankinta- ja toteutustavasta.
Mikäli tarjoajalla on toive esittelyn ajankohdasta yllä ilmoitettujen esittelyaikojen puitteissa, pyydämme ilmoittamaan siitä tietopyynnön vastauksessa.
Pyrimme huomioimaan tarjoajan esittämän toiveen esityksen ajankohdasta mahdollisuuksien mukaan ohjelmaa suunniteltaessa. Mikäli esittelyyn on halukkaita tulijoita enemmän kuin varattuja esittelyaikoja, lisäämme esittelypäivien määrää tai rajaamme kutsuttavien määrää. Mahdollisessa karsinnassa kriteerinä on esitetyn ratkaisun vastaavuus tilaajan toivomaan toiminnalliseen laajuuteen. Etusijalla ovat tarjoajat, joiden ratkaisut käsittävät mahdollisimman kattavasti esitettyjen kohtien a-h toiminnallisuudet. Kaikki kirjalliset markkinavuoropuheluvastaukset huomioidaan osana PPSHP:n suunnittelua. Markkinavuoropuheluun tai esittelyyn osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta tarjoajien asemaan tulevissa hankinnoissa.
Tämä tietopyyntö ei ole tarjouspyyntö, eikä velvoita PPSHP:iä hankintaan. Tietopyynnössä esitetyt menettely- ja aikataulutiedot on annettu tiedoksi alustavasti ja sitoumuksetta.
Tietopyyntöön annetut vastaukset eivät ole julkisia. Pyydämme kuitenkin merkitsemään liikesalaisuuksia sisältävien dokumenttien tiedostonimeen sekä dokumentin alkuun maininnan LIIKESALAISUUS, jos dokumentti sisältää liikesalaisuuksia.